Co to jest zwolniony pracownik? Przewodnik na rok 2023

Ustawa o sprawiedliwych standardach pracy (FSLA) wymaga, aby każda firma zatrudniająca obecnie pracowników klasyfikowała tych pracowników jako zwolnionych lub nie.

Pracownicy, którzy są sklasyfikowani jako zwolnieni, są automatycznie wyłączani z wymogów dotyczących płacy minimalnej i godzin nadliczbowych określonych w FSLA, a także wszelkich przepisów stanowych dotyczących godzin nadliczbowych. Zamiast stawki godzinowej zwolnieni pracownicy otrzymują wynagrodzenie.

Przegląd: Kim jest zwolniony pracownik?

Zwolnieni pracownicy, jak sama nazwa wskazuje, są zwolnieni z przepisów dotyczących nadgodzin, a także z większości zabezpieczeń oferowanych pracownikom niezwolnionym.

Największa różnica między statusem zwolnienia a statusem braku zwolnienia polega na tym, że pracownicy nie zwolnieni mają prawo do wynagrodzenia za nadgodziny.

Rodzaje zwolnionych pracowników

Aby zostać uznanym za zwolnionego z obowiązujących przepisów FSLA, pracownicy muszą kwalifikować się do jednego z następujących zwolnień:

1. Wyłączenie wykonawcze: Wyłączenie wykonawcze wymaga, aby podstawowe obowiązki pracownika obejmowały zadania zarządcze, takie jak nadzór nad co najmniej dwoma pracownikami, a także uprawnienia zarówno do zatrudniania, jak i zwalniania pracowników.
2. Zwolnienie administracyjne: Zwolnienie administracyjne wymaga, aby podstawowe obowiązki pracownika były związane z zarządzaniem lub ogólnymi operacjami biznesowymi, a obowiązki te muszą obejmować dyskrecję i niezależny osąd.
3. Zwolnienie zawodowe: Zwolnienie zawodowe wymaga, aby pracownik wykonywał pracę, która ma głównie charakter intelektualny i wymaga zaawansowanej wiedzy, takiej jak badania, nauka lub nauczanie.
4. Zwolnienie pracownika komputerowego: Zwolnienie pracowników komputerowych obejmuje programistów komputerowych, analityków oprogramowania lub podobne zawody, których głównymi obowiązkami są opracowywanie, dokumentowanie, analiza, tworzenie i testowanie systemów lub programów komputerowych.
5. Zwolnienie ze sprzedaży zewnętrznej: Zwolnienie ze sprzedaży zewnętrznej dotyczy pracowników, których głównym obowiązkiem jest sprzedaż, w tym uzyskiwanie zamówień, tworzenie umów i sprzedaż usług. Pracownik zakwalifikowany do sprzedaży zewnętrznej musi spędzać większość swojego czasu poza stałym miejscem prowadzenia działalności przez pracodawcę.
6. Inne zwolnienia: Istnieje wiele innych stanowisk pracy, które są zazwyczaj zwolnione z nadgodzin. Należą do nich:

Zgodnie z nową ustawą o zwolnionych pracownikach, która weszła w życie 1 stycznia 2020 r., wszystkie zwolnienia wykonawcze, administracyjne, zawodowe, komputerowe i zewnętrzne wymagają, aby pracownik był wynagradzany na podstawie wynagrodzenia w wysokości co najmniej 684 USD tygodniowo lub 35 568 USD rocznie.

Więcej informacji można znaleźć w arkuszu informacyjnym FSLA, który zawiera bardziej szczegółowe informacje na temat każdej kategorii zwolnień.

Powyższe zwolnione zasady dotyczące pracowników nie mają zastosowania do pracowników fizycznych, policjantów, strażaków, ratowników medycznych i wszelkiego rodzaju osób udzielających pierwszej pomocy, bez względu na ich wynagrodzenie.

Jak zasady dotyczące godzin nadliczbowych wpływają na przetwarzanie listy płac dla pracowników zwolnionych i nie zwolnionych

Przed przetworzeniem listy płac dla dowolnego pracownika należy ustalić, czy jest on zwolniony, czy nie.

Jeśli są zwolnione, upewnij się, że pasują do jednego z powyższych zwolnień. Jeśli tego nie zrobią, będą musieli zostać uznani za pracowników niezwolnionych. Jeśli są odpowiedni i mogą być opłacani z pensji, przetwarzanie listy płac jest dość proste, ponieważ pracownik najemny otrzymuje taką samą kwotę w każdym okresie rozliczeniowym.

Jeśli jednak płacisz wielu pracownikom godzinowym, musisz przestrzegać zarówno zasad FSLA, jak i wszelkich zasad, które obecnie egzekwuje twój stan. Oto kilka przykładów:

Standardowe nadgodziny

Jan zarabia obecnie 11 dolarów na godzinę. W zeszłym tygodniu Jan przepracował łącznie 47 godzin w jednym tygodniu. Zgodnie z zasadami FSLA musisz płacić Johnowi jego normalną stawkę godzinową, która wynosi:

11 USD x 40 godzin = 440 USD

Będziesz także musiał zapłacić Johnowi za nadgodziny za 7 godzin, które przepracował ponad 40 godzin w zeszłym tygodniu. Normalne nadgodziny są płatne w wysokości 1½-krotności zwykłej stawki godzinowej pracownika, która wynosiłaby 16,50 USD. Obliczenie to wygląda następująco:

16,50 USD x 7 godzin = 115,50 USD

Oznacza to, że podlegające opodatkowaniu wynagrodzenie Jana byłoby:

440 USD + 115,50 USD = 555,50 USD

Codzienne nadgodziny

W większości stanów, jeśli pracownik nie pracuje więcej niż 40 godzin tygodniowo, nie przysługuje mu nadgodziny. Istnieją jednak stany, takie jak Alaska, Kalifornia i Nevada, które wprowadziły dzienne wymagania dotyczące godzin nadliczbowych, których muszą przestrzegać pracodawcy. Oto przykład:

Sara obecnie zarabia 11 dolarów na godzinę. W zeszłym tygodniu pracowała 9 godzin w poniedziałek i 10 godzin we wtorek, ale tylko 5 godzin w środę i czwartek, aw piątek nie pracowała. Oznacza to, że jej całkowity czas przepracowany w tygodniu wynosi 29 godzin; zdecydowanie mniej niż 40 godzin. Ponieważ jednak Sara pracuje w Nevadzie, przysługuje jej wynagrodzenie za nadgodziny zarówno za poniedziałek, jak i za wtorek, ponieważ pracowała więcej niż 8 godzin dziennie. Wynagrodzenie Sary obliczysz w ten sposób:

11 USD x 26 godzin = 286 USD

Musiałbyś również obliczyć jej 3 godziny nadliczbowe od poniedziałku do wtorku:

16,50 USD x 3 godziny = 49,50 USD

Całkowite wynagrodzenie Sary za tydzień wyniosłoby:

286 USD + 49,50 USD = 335,50 USD

Gdybyś miał zapłacić Sarze tylko 286 dolarów, naruszyłbyś przepisy Departamentu Pracy Nevady.

Pracownik zwolniony a pracownik nie zwolniony: jaka jest różnica?

Oprócz wynagrodzenia za nadgodziny istnieją inne różnice między zwolnionymi i niezwolnionymi pracownikami, o których należy wiedzieć. Tu jest kilka:

Prawa pracownicze

Podczas gdy zwolnieni pracownicy nie są objęci ochroną na mocy przepisów FSLA, pracownikom nie zwolnionym oferowana jest ochrona przed nadużyciami w zakresie płac i nadgodzin. Oznacza to, że wszyscy pracownicy, którzy nie są zwolnieni, muszą otrzymywać co najmniej wynagrodzenie minimalne, zgodnie z federalnymi lub stanowymi wymogami dotyczącymi minimalnego wynagrodzenia.

Ponadto zasady FSLA dają pracownikom prawo do wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny według odpowiedniej stawki. Ponadto każdemu pracownikowi, który uczestniczy w spotkaniu poza godzinami pracy, wykonuje dodatkową pracę w domu lub pracuje w porze lunchu, może również przysługiwać wynagrodzenie za ten czas.

Klasyfikacja stanowa i federalna

Wytyczne dla zwolnionych i nie zwolnionych pracowników mogą się znacznie różnić w zależności od stanu, dlatego zawsze najlepiej jest sprawdzić aktualne przepisy w odpowiednim stanie.

Jeśli płacisz pracownikom w więcej niż jednym stanie, sprawdź przepisy zwolnione i nie zwolnione dla każdego stanu, w którym mieszkają Twoi pracownicy.

Konsekwencje podatkowe

Konsekwencje podatkowe są zasadniczo takie same dla pracowników zwolnionych i nie zwolnionych, z jednym dużym wyjątkiem: pracownicy otrzymujący napiwki.

Podczas gdy IRS nie dba o to, czy twoi pracownicy otrzymują wynagrodzenie za godzinę, czy otrzymują wynagrodzenie, obchodzi ich, czy twoi pracownicy zarabiają napiwki, a te napiwki nie są odpowiednio rozliczane. Napiwki muszą być wliczone w podstawowe wynagrodzenie pracownika, aby potrącić odpowiednią kwotę podatków.

Koszty pracodawcy

Koszty pracodawcy pozostają takie same zarówno dla pracowników zwolnionych, jak i nie zwolnionych. Jeśli jednak zwykle płacisz więcej pracownikom nie zwolnionym, upewnij się, że prawidłowo śledzisz i wypłacasz wynagrodzenia za nadgodziny.

Obszar ten może być potencjalną miną lądową dla pracodawców, a niezadowoleni pracownicy nie zawahają się zgłosić cię do stanowej lub federalnej rady pracy, jeśli uznają, że nie otrzymują należytej zapłaty. Z karami, które mogą sięgać tysięcy dolarów, jest to jeden z obszarów, w którym chcesz mieć pewność, że w pełni rozumiesz zasady i przepisy.

Zwolniony lub nie zwolniony: Jak będą wynagradzani Twoi pracownicy?

Jako pracodawca ważne jest, aby właściwie klasyfikować swoich pracowników. Chociaż płacenie zwolnionym pracownikom jest znacznie łatwiejsze niż płacenie pracownikom niezwolnionym, ważne jest, aby zrozumieć różnicę między nimi i odpowiednio sklasyfikować swoich pracowników.

Jeśli szukasz usługi oprogramowania płacowego, która może z łatwością płacić zarówno zwolnionym, jak i nie zwolnionym pracownikom, koniecznie sprawdź recenzje oprogramowania płacowego The Ascent.