czym jest, do czego służy i jak go przygotować

The opis stanowiska w firmie jest podstawowym narzędziem do prawidłowego organizacja ról i zadań w ramach dowolnej organizacji.

Jak zobaczymy w tym artykule, napisanie opisu stanowiska, choć nie jest obowiązkowe, pozwala określić cele do osiągnięcia i lepiej skoordynować wszystkie działania, które mają być realizowane w firmie.

Jaki jest opis stanowiska w firmie

Opis stanowiska firmy, w języku angielskim Opis pracy można określić jako A dokument dostępny dla wszystkich pracowników firmy który ma na celu określenie ról i zadań każdego indywidualnego pracownika.

Dokument pozwala na lepszą organizację pracy, gdyż każdy w każdej chwili może sprawdzić czynności do wykonania.

W wielu przypadkach dokument jest tworzony w formacie cyfrowym (Excel) i należy go sobie wyobrazić jako prospekt emisyjny, który zawiera wszystkie czynności, które musi wykonać pojedynczy pracownik w zależności od zajmowanego stanowiska.

Do czego służy opis stanowiska?

Firmowy opis stanowiska ma za zadanie lepsze zdefiniowanie stanowisk i zadań w organizacji. W szczególności dokument jest przydatny dla średnich i dużych firm, które mając wielu pracowników mają absolutną potrzebę unikać nakładania się ról.

Opis stanowiska jest również przydatny, ponieważ czyni pracowników odpowiedzialnymi, w rzeczywistości w każdej chwili mogą zapoznać się z dokumentem, weryfikującym zadania i cele do osiągnięcia.

Dokument jest również przydatny do weryfikacji niektórych fundamentalnych aspektów w firmie. Na przykład, że wszyscy uczestniczyli w obowiązkowych kursach z zakresu bezpieczeństwa pracy lub kursach HACCP.

Ostatecznie udostępnienie tych informacji personelowi i menedżerom pozwala zarówno wzmocnić pozycję pracowników, jak i optymalnie zarządzać różnymi dynamikami firmy.

Czy sporządzenie opisu stanowiska w firmie jest obowiązkowe?

Ważne jest, aby od razu wyjaśnić jeden aspekt. Napisanie opisu stanowiska w firmie nie jest obowiązkowe. Jest to przydatne narzędzie do lepszego definiowania ról w firmie, organizacji pracy, poprawy wydajności, a także wykazuje pewną przejrzystość, powszechnie docenianą przez pracowników.
Dekret ustawodawczy nr 81/2015, który stanowi prawo upoważniające do ustawy o pracy, w rzeczywistości w zakresie obowiązków określa, że ​​pracownik musi zostać przydzielony do pracę zgodną z jego poziomem zawodowym zawarte w CCNL.

Kto powinien sporządzić opis stanowiska?

Jak wcześniej podkreślono, firmy nie mają obowiązku sporządzania opisu stanowiska, chociaż jest to niezwykle przydatny dokument.

Liczby związane z praktyką pisania opisu stanowiska mogą być różne. W małej firmie na ogół to właściciel określa rolę i zadania każdego pracownika.

W przeciwieństwie do średnich lub dużych firm, zwykle powierzają pracę działowi kadr lub działowi kadr.

Czasami praca może być wykonywana we współpracy z takimi osobami, jak trener biznesu, lub może być całkowicie powierzona firmie świadczącej usługi biznesowe.

Jak napisać opis stanowiska?

W sieci znajduje się kilka przykładów i faksymile opisów stanowisk w firmach. Ponieważ jednak nie jest to dokument obowiązkowy i biorąc pod uwagę, że każda organizacja jest inna, każdy opis stanowiska różni się od drugiego.

Opis stanowiska z pewnością musi zawierać zadania i obowiązki wszystkich pracowników oraz cele, które mają zostać osiągnięte. Ponadto można go utworzyć zarówno w programie Excel, jak i przy użyciu specjalnego oprogramowania.

Zobaczmy więc przykładowy opis stanowiska w firmie, zaznaczając, które punkty powinien zawierać:

Cele

Osoby odpowiedzialne za przygotowanie dokumentu przed przystąpieniem do pisania opisu stanowiska zazwyczaj zbierają cele, jakie firma zamierza osiągnąć w ciągu roku.

Następnie na ich podstawie oceniane są role i umiejętności obecne w firmie. Również w tym przypadku możliwe jest zdefiniowanie ról poprzez utworzenie pliku schemat organizacyjny firmy w Excelu. W tym momencie zostaje zdefiniowany pierwszy pomysł, jak najlepiej zorganizować zasoby w firmie.

Stanowiska firmy

Drugim krokiem jest weryfikacja wszystkich stanowisk w firmie zajmowanych przez każdego pracownika z osobna.

Celem jest zrozumienie, czy każde działanie jest wykonywane przez wystarczającą i kompetentną liczbę zasobów, aby je ukończyć. Przydatne może być przygotowanie opisu stanowiska dla każdego działu firmy, a następnie połączenie każdego dokumentu w jedno stanowisko. Możliwe jest zatem utworzenie opisu stanowiska dla zasobów ludzkich, dla działu handlowego i tak dalej.

Hierarchie

Teraz, gdy każde stanowisko firmy jest zdefiniowane i przydzielono wystarczającą liczbę zasobów zgodnie z celami, które mają zostać osiągnięte, pozostaje tylko zidentyfikować szefów różnych grup roboczych.

Znalezienie odpowiedniego kierownika projektu zależy od wielu aspektów: doświadczenia, umiejętności i przywództwa.

Zdefiniuj i wyjaśnij

Warto dokładniej przyjrzeć się omówionym do tej pory punktom. Opis stanowiska w firmie musi być stworzony w taki sposób, aby był jak najbardziej jasny i zrozumiały dla całego personelu.

Tylko w ten sposób można skorzystać z zalet, jakie niesie ze sobą dokument. Dlatego dobrze jest, aby cele zostały określone w odpowiednim czasie, podobnie jak obowiązki i hierarchie korporacyjne.
Innymi słowy, każdy, kto zapoznaje się z opisem stanowiska, powinien z łatwością zidentyfikować, co ma robić, co robią inni pracownicy i ich bezpośredni przełożeni.

Wymagania dotyczące rozwoju roli

Mając na uwadze przejrzystość, liczne przykłady opisów stanowisk w firmach zawierają przydatne informacjepostęp kariery. Oznacza to, że każdy pracownik powinien być poinformowany o umiejętnościach, szkoleniach i specjalizacjach, które musi zdobyć, aby otrzymać awans i awans na stanowisku.

Przeczytaj ponownie i opublikuj

Wreszcie, przed upublicznieniem dokumentu, dobrą praktyką jest sprawdzenie, czy zawiera on wszystkie informacje. Dlatego opis stanowiska w firmie jest kompletny, gdy zawiera: imię i nazwisko oraz rolę każdego pracownika, obowiązki, stanowisko w firmie, obowiązki, wymagania dotyczące awansu w roli.

Opis stanowiska: zmiana roli i zadania

Opis stanowiska w firmie powinien być aktualizowany zawsze wtedy, gdy w firmie zachodzą istotne zmiany: zatrudniane są nowe zasoby, w przypadku przejęcia lub fuzji, w przypadku zwolnień.

W rzeczywistości na zmieniającym się rynku pracy nierzadko zdarza się, że pracownik często zmienia pracę, kontynuując pracę w tej samej firmie, przy czym należy rozumieć, że ogólnie pracownik nie można zdegradowaćktóry jest używany do prac o niższej odpowiedzialności i roli.

Pracownik może jednak zostać przydzielony do innych prac o wyższym lub równym stopniu. W takim przypadku konieczna jest aktualizacja opisu stanowiska, tak aby poinformować cały personel o nowych zadaniach obecnych w firmie.

Znaczenie opisów stanowisk w firmie

Zasadne jest pytanie, dlaczego ważne jest, aby sporządzić i aktualizować na bieżąco opis stanowiska pracy w firmie. Chociaż żadne prawo nie narzuca opisów stanowisk, coraz więcej firm korzysta z tego narzędzia z kilku powodów:

Lepsza komunikacja

Komunikacja jest niezbędna zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. W tym sensie pełny opis stanowiska staje się ważnym narzędziem komunikacji. W rzeczywistości pracownicy mogą w każdej chwili sprawdzić swoje role, zadania i działania, które mogą podjąć, aby awansować w swojej karierze.

Wybierz talenty

Opis stanowiska, choć nie wprost, na to pozwala najlepiej wybrać przyszłe zasoby zostać włączonym do firmy. W rzeczywistości dokument pozwala mieć jasną i zdefiniowaną wizję schematu organizacyjnego firmy. Ułatwia to identyfikację działów i umiejętności, których potrzebuje firma.

Zachęcaj do szkolenia

Opis stanowiska jest również przydatnym narzędziem zachęcać pracowników do udziału w programach uczenia się przez całe życie. Świadomość, że firma przyjęła merytoryczny system zarządzania awansami, motywuje pracowników do ciągłego doskonalenia.

Marka korporacyjna

Wreszcie obecność opisu stanowiska poprawia reputację firmy i marki na zewnątrz. Dokument zawiera bardzo precyzyjną wizję.

Wiadomo, że na reputację marki mają dziś wpływ różne czynniki i wszystkie firmy nieustannie poszukują narzędzi, które będą stymulować nie tylko pracowników, ale również przekazywać ich wartości i tożsamość.