Jak prowadzić listę płac w Kanadzie: przewodnik krok po kroku

Lista płac może przypominać maraton: bieganie nie brzmi zachęcająco, ale kiedy się skończy, jesteś spocony i szczęśliwy, że to zrobiłeś.

Pracodawcy w Kanadzie mogą wykonać te siedem kroków, aby uzyskać bezproblemowy proces płacowy.

1. Zarejestruj się w agencjach federalnych

Aby prowadzić listę płac w Kanadzie, potrzebujesz numeru biznesowego (BN) i konta programu płacowego za pośrednictwem Kanadyjskiej Agencji Podatkowej (CRA). BN identyfikuje Twoją firmę przed rządem federalnym. To biznesowa wersja numeru ubezpieczenia społecznego (SIN).

Konto programu płacowego to 15-cyfrowy numer, który zawiera dziewięciocyfrowy numer BN. To unikalny identyfikator Twojej firmy dla agencji ratingowej. Nowe firmy mogą zarejestrować konto programu BN i listy płac jednocześnie na stronie internetowej agencji ratingowej.

Proces rejestracji wymaga podania następujących informacji:

• Harmonogram płatności, niezależnie od tego, czy jest to tygodniowy, dwutygodniowy, czy półmiesięczny
• Liczba pracowników
• Oprogramowanie lub usługa płacowa, z której zamierzasz korzystać

Może być również konieczne założenie kont w Ontario Workplace and Safety Board oraz w Ministerstwie Finansów Ontario w celu odprowadzania składek na ubezpieczenie w miejscu pracy i składek na ubezpieczenie zdrowotne.

2. Zbierz informacje o pracownikach

Następnie zbierz następujące informacje od swoich pracowników:

• Nazwa
• Adres
• Numer telefonu
• Numer ubezpieczenia społecznego (SIN)
• Data urodzenia
• Informacje o koncie bankowym do wpłaty bezpośredniej

Pracownicy muszą składać federalne i prowincjonalne formularze TD1. Podane przez nich informacje określają niektóre potrącenia z listy płac. Formularze TD1 można znaleźć na stronie internetowej agencji ratingowej.

Wprowadź te informacje do swojego oprogramowania płacowego. Pracodawcy, którzy rozliczają płace ręcznie, powinni stworzyć bezpieczny system zarządzania dokumentacją do przechowywania poufnych informacji o pracownikach.

2. Oblicz płace brutto

Wynagrodzenie brutto to zarobki pracownika przed potrąceniami z listy płac, takimi jak podatki i składki emerytalne. Wynagrodzenie brutto pracownika to kwota, którą umieszczasz w jego liście ofertowym. Wynagrodzenie brutto może być wyrażone za godzinę, okres rozliczeniowy lub rok.

Uwzględnij podlegające opodatkowaniu świadczenia dodatkowe w obliczeniach wynagrodzenia brutto. Jeśli zwracasz swoim pracownikom koszty telefonu komórkowego lub parkingu, dodaj te świadczenia do wynagrodzenia brutto. Sprawdź stronę internetową agencji ratingowej pod kątem opodatkowania świadczeń i dodatków.

Pracownicy godzinowi, którzy pracują ponad 40 godzin w tygodniu pracy lub ponad osiem godzin dziennie, mogą podlegać wynagrodzeniu za półtora godziny nadliczbowej.

Weźmy na przykład Olivię, która pracuje w kwiaciarni w Kolumbii Brytyjskiej. Zarabia 60 000 CA $ rocznie i jest wypłacana dwa razy w miesiącu. Jej roczna pensja brutto wynosi 60 000 CA $. Nie otrzymuje żadnych świadczeń pozapłacowych. Przynosi też fantastyczny bukiet za każdym razem, gdy jest zapraszana na kolację.

Wynagrodzenie brutto Olivii za okres rozliczeniowy wynosi 2500 CAD (60 000 CAD / 24 okresy rozliczeniowe rocznie).

3. Oblicz i odlicz podatki i składki

Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy płacą kanadyjskie podatki od wynagrodzeń i składki.

Jako pracodawca jesteś odpowiedzialny za potrącanie i przekazywanie części wynagrodzenia pracowników na poczet podatków i składek. Potrącenia z wynagrodzenia CRA obejmują:

• Podatek federalny od przychodów
• Prowincjonalny lub terytorialny podatek dochodowy
• Składki z Kanadyjskiego Programu Emerytalnego (CPP) lub Programu Emerytalnego Quebecu (QPP).
• składki na ubezpieczenie pracownicze (EI).
• Składki zarejestrowanego planu oszczędności emerytalnych (RRSP).

Wszystkie oprócz RRSP są wymagane odliczenia CRA. Składki CPP/QPP dotyczą pracowników w wieku od 18 do 69 lat, a składki EI dotyczą pracowników w każdym wieku.

Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy wpłacają na CPP/QPP i EI na podstawie zarobków pracowników. Składki przestają obowiązywać po osiągnięciu rocznego maksimum. Wszystkie prowincje z wyjątkiem Quebecu stosują te same stawki składek i limity.

Limity CPP/QPP 2020 to:

W niektórych prowincjach pracodawcy, których roczne wydatki na wynagrodzenia wynoszą około 500 000 CA $ lub więcej, płacą podatek zdrowotny pracodawcy (EHT), który pomaga finansować powszechny system opieki zdrowotnej w kraju. Pracownicy nie wnoszą wkładu do EHT.

Twoje oprogramowanie płacowe automatycznie oblicza kwoty podatków i składek zgodnie z przepisami podatkowymi, formularzami TD1 Twoich pracowników i innymi wprowadzonymi przez Ciebie informacjami.

Właściciele firm, którzy samodzielnie sporządzają listę płac, mogą skorzystać z kalkulatora odliczeń od wynagrodzeń CRA, aby obliczyć wypłaty dla pracowników.

Obliczyłem wypłatę Olivii z dnia 1 kwietnia 2020 r. za pomocą narzędzia online CRA.

5. Uzgadniaj i wystawiaj czeki z wypłatami

Zapłaćmy Twoim pracownikom.

Przed zakończeniem przetwarzania listy płac wykonaj uzgodnienie listy płac, aby sprawdzić, czy nie ma błędów. Porównaj swoją listę płac — listę transakcji płacowych — z rejestrami podatkowymi i księgą główną.

Po usunięciu wszelkich błędów możesz wysyłać czeki z wypłatami pracowników za pośrednictwem oprogramowania płacowego. Większość pakietów oprogramowania płacowego oferuje portale, w których pracownicy mogą przeglądać swoje odcinki wypłat.

Pracodawcy wykonujący listę płac ręcznie powinni nadal dostarczać pracownikom odcinek wypłaty, aby udowodnić dochód podczas ubiegania się o pożyczki i dzierżawy, uzyskać aktualizację statusu naliczonych urlopów i zwolnień chorobowych oraz wyłapać błędy w liście płac.

Na koniec zapisz wpis do dziennika płac w swoim oprogramowaniu księgowym. Aby ukończyć ten krok, możesz zintegrować oprogramowanie do obsługi płac i księgowości.

6. Przekaż potrącenia i podatki agencji ratingowej

Teraz nadszedł czas, aby wysłać potrącenia i podatki pracodawcy obliczone w kroku czwartym, gdzie muszą się udać. Domyślnie firmy muszą przekazywać potrącenia z listy płac w formie papierowej lub elektronicznej do 15 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.

Ale jeśli ten harmonogram płac ci nie odpowiada, masz opcje — szczerze mówiąc, więcej niż potrzebujesz. Firmy o ugruntowanej pozycji mogą zmienić kadencję na kwartalną, dwa razy w miesiącu lub cztery razy w miesiącu kadencję odprowadzania podatku od wynagrodzeń.

Wysyłaj podatki federalne, podatki prowincjonalne, potrącenia CPP i potrącenia EI do agencji ratingowej. Wyślij potrącenia QPP do urzędu skarbowego Quebecu, Revenu Quebec.

7. Generuj i udostępniaj Formularze T4

Do ostatniego dnia lutego następnego roku należy udostępnić formularz T4 każdemu pracownikowi i agencji ratingowej. Formularz T4 podsumowuje zarobki pracowników i potrącenia z poprzedniego roku kalendarzowego.

Do pakietu formularzy T4 przesłanego do agencji ratingowej należy dołączyć formularz podsumowujący, który podsumowuje wszystkie zarobki pracowników i potrącenia.

Uzyskaj pomoc (w zakresie płac).

Jeśli dotrwałeś do końca i nie uroniłeś łzy w kroku czwartym, gratulacje.

Chociaż ważne jest, aby wiedzieć, jak działa lista płac, możesz czuć się komfortowo, pozwalając oprogramowaniu do listy płac zająć się obliczaniem podatku od wynagrodzeń i składek. Po prawidłowym skonfigurowaniu oprogramowanie płacowe zmniejsza liczbę błędów (czytaj: bóle głowy) i zwiększa wydajność.