Jak przeprowadzić uzgadnianie listy płac w małej firmie

Lista płac jest prawdopodobnie jednym z największych wydatków Twojej firmy, dlatego ważne jest, aby zrobić to dobrze. Najłatwiej to zrobić, przeprowadzając uzgadnianie listy płac w każdym okresie rozliczeniowym.

Uzgodnienie listy płac powinno zostać zakończone niezależnie od tego, czy aktualnie korzystasz z oprogramowania do obsługi płac, czy usługi płacowej. Kiedy nadejdzie czas na przekazanie podatków od wynagrodzeń, będziesz zadowolony, że poświęciłeś kilka dodatkowych minut na uzgodnienie listy płac.

Omówienie: Co to jest uzgadnianie listy płac?

Uzgodnienie listy płac zapewnia, że ​​lista płac, którą aktualnie przygotowujesz, jest zgodna z listą płac zarejestrowaną w księdze głównej. Nawet jeśli korzystasz z oprogramowania do listy płac lub usług płacowych, proces uzgadniania listy płac nadal musi być przeprowadzany regularnie.

W ten sposób zmniejsza się lub nawet eliminuje błędy w rozliczeniach płacowych, zanim one wystąpią, zapewniając, że Twoi pracownicy otrzymują odpowiednie wynagrodzenie.

Co wziąć pod uwagę przy uzgadnianiu listy płac

Niezależnie od tego, czy korzystasz z usługi płacowej, która integruje się z oprogramowaniem księgowym, czy też musisz ręcznie rejestrować wpisy do dziennika, jest kilka rzeczy, na które musisz zwrócić uwagę podczas uzgadniania listy płac.

1. Czy moja księga główna jest zgodna z moimi wydatkami na wynagrodzenia?

Twoje całkowite wydatki na wynagrodzenia muszą być zgodne z tym, co zaksięgowałeś w księdze głównej. Zawsze. Wydatki na listy płac, które musisz uwzględnić w księdze głównej, obejmują wynagrodzenia, potrącenia pracowników (z tytułu podatków, ubezpieczenia lub innych zobowiązań) oraz zobowiązania pracodawcy.

Uważaj, aby nie uwzględniać zobowiązań pracodawcy w swoich wpisach do dziennika płac, ale zamiast tego zapisz je osobno. Zrozumiesz, jak ważne jest to, gdy nadejdzie czas uzgodnienia podatków od wynagrodzeń do celów raportowania i przekazów pieniężnych.

2. Czy istnieją duże różnice między przebiegami listy płac?

Znasz swoją firmę i swoją listę płac lepiej niż ktokolwiek inny, więc jeśli ostatnia lista płac wyniosła 5100 USD, a w tym okresie rozliczeniowym jest to 10 000 USD, istnieje duże prawdopodobieństwo, że coś jest nie tak.

Tak dużą rozbieżność można łatwo wytłumaczyć, jeśli niedawno zatrudniłeś kilku nowych pracowników lub wypłaciłeś urlop zwolnionemu pracownikowi. Jeśli jednak liczba pracowników jest taka sama i nikt nie otrzymał bardzo ładnej podwyżki, musisz odkryć, gdzie leży problem.

Najlepszym miejscem do sprawdzenia są godziny przepracowane przez Twoich pracowników. Łatwo jest wprowadzić błędne godziny pracy. Znalezienie tego błędu i naprawienie go przed pobraniem środków z Twojego banku jest najważniejsze, dlatego zawsze chcesz przeprowadzić rozliczenie listy płac przed uruchomieniem listy płac, a nie później.

3. Podatki od wynagrodzeń

Łatwo zapomnieć o odnotowaniu podatków od wynagrodzeń, za które jesteś odpowiedzialny, takich jak część pracodawcy FICA, a także FUTA i SUTA.

Kiedy przygotowujesz księgę główną, upewnij się, że rejestrujesz te wydatki, lub gdy nadejdzie czas na przekazanie podatków od wynagrodzeń, twoje raporty będą niedokładne, a nie chcesz wysyłać niedokładnego raportu do IRS.

Jak dokonać uzgodnienia listy płac

Będziesz musiał podjąć wiele kroków, aby prawidłowo uzgodnić listę płac. Te kroki należy wykonać przed zakończeniem przetwarzania listy płac i należy je wykonać, nawet jeśli oprogramowanie do obsługi płac jest zintegrowane z oprogramowaniem księgowym. W takim przypadku po prostu pomiń krok 5.

Krok 1: Przejrzyj swoją listę płac pod kątem dokładności

Niezależnie od tego, czy jest to arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel, czy rejestr dostarczony przez dostawcę usług płacowych, rejestr płac wyświetla informacje wprowadzone dla okresu płacowego.

Jeśli znasz swoje regularne sumy płac, będziesz mógł zajrzeć do rejestru i sprawdzić, czy suma płac nie jest zbyt wysoka lub zbyt niska.

Jeśli wygląda inaczej niż inne przebiegi listy płac, ustal, czy nastąpiły jakieś zmiany w liście płac, takie jak dodanie nowego pracownika lub odejście pracownika.

Ekran Uruchom listę płac Square Payroll umożliwia przeglądanie godzin pracy pracowników i stawek płac. Źródło obrazu: Autor

Premie i prowizje mogą również zrzucić Twoje regularne sumy płac. Zanim założysz, że coś zostało źle wprowadzone, najpierw sprawdź zmiany pracowników.

Krok 2: Sprawdź stawki płac i wynagrodzenia

Jeśli masz tylko kilku pracowników, proces ten powinien przebiegać dość szybko. Jeśli jednak masz ponad 50 pracowników, skoncentruj się na nowych pracownikach lub pracownikach, którzy otrzymali podwyżkę lub premię, aby upewnić się, że informacje zostały wprowadzone poprawnie.

Najszybszym sposobem na to jest, podczas wprowadzania danych listy płac, oddzielenie informacji o nowych pracownikach i zmianach wynagrodzeń od reszty listy płac. W ten sposób możesz odnieść się do uzupełnień i zmian, aby upewnić się, że zostały wprowadzone poprawnie. Jeśli nie ma zmian w wynagrodzeniu pracownika, powinno być dobrze.

Krok 3: Sprawdź wprowadzone godziny

Oto, gdzie możesz potrzebować spędzić trochę czasu. Jeśli korzystasz z automatycznego systemu czasu pracy i obecności, godziny pracy są prawdopodobnie automatycznie wprowadzane do listy płac, chociaż nie zawsze tak jest.

Jeśli prowadzisz listę płac dla wielu działów, kierownicy działów powinni dwukrotnie sprawdzać i zatwierdzać godziny przepracowane dla swoich pracowników, ale jeśli masz mniej niż 25 pracowników, prawdopodobnie ta praca może spaść na twoje barki.

Upewnij się, że masz pod ręką wypełnione i zatwierdzone karty czasu pracy lub arkusze czasu pracy, aby sprawdzić, czy wszystkie godziny, w tym nadgodziny, zostały poprawnie wprowadzone. Pracownicy nie są zadowoleni, gdy ich wypłaty są nieprawidłowe.

Krok 4: Upewnij się, że potrącenia są prawidłowe

Ponownie, jeśli masz ponad 50 pracowników, możesz nie mieć czasu na sprawdzenie potrąceń z listy płac dla każdego z nich. Jednak ważne jest, aby sprawdzić nowych pracowników i tych, których potrącenia uległy zmianie.

Na przykład, jeśli twoja recepcjonistka kwalifikuje się do opieki zdrowotnej w tym okresie rozliczeniowym, musisz uwzględnić to nowe odliczenie. Podobnie, jeśli jeden z Twoich pracowników zmieni informacje o potrąceniu podatku W-4, sprawdź dokładnie, czy wprowadzono nowe informacje o potrąceniu podatku.

Krok 5: Uzupełnij wpisy księgi głównej

Jeśli oprogramowanie lub usługa płacowa integruje się z oprogramowaniem księgowym, ten krok zostanie wykonany za Ciebie. Jednak często będziesz musiał przygotować i zarejestrować wpis do dziennika płac, aby prawidłowo uzgodnić wydatki. Wpis powinien wyglądać następująco: