Jak skutecznie udzielać informacji zwrotnej

Spotkań feedbackowych nie można przerywać nawet w czasach kryzysu, takiego jak ten wywołany przez koronawirusa, ponieważ są one niezbędne dla rozwoju osobistego i zawodowego pracowników. Jeśli jednak przeprowadzanie spotkań z informacją zwrotną było już wyzwaniem twarzą w twarz, stało się jeszcze trudniejsze w kontekście biura domowego, którego doświadcza obecnie większość firm i profesjonalistów.

Mając to na uwadze, przygotowaliśmy ten tekst, aby przedstawić Ci kilka wskazówek, które odmienią prowadzenie takich spotkań — od planowania po skuteczne udzielanie informacji zwrotnej. Więc nie przegap tej treści i czytaj do końca!

Znaczenie informacji zwrotnej

Feedback to termin w języku angielskim, który można przetłumaczyć jako zwrot, który charakteryzuje się zarówno pochwałą za dobrze wykonaną pracę, jak i ostrzeżeniem o postawach lub działaniach, które nie sprzyjały oczekiwanemu lub pożądanemu rezultatowi.

Dlatego zapewnia, że ​​członkowie zespołu lub pracownicy organizacji wiedzą i rozumieją, co jest robione właściwie i jakie działania wymagają pewnego rodzaju zmiany lub ulepszenia.

Jednak informacja zwrotna nie jest równoznaczna z karceniem. Wręcz przeciwnie, jest to sposób prowadzenia pracowników z wydajnością i pozytywnym bodźcem. Dlatego nie powinien to być proces sporadyczny, ale częsty i traktowany jako narzędzie monitorowania projektów.

W tym miejscu należy podkreślić, że częstotliwość spotkań feedbackowych musi być zgodna z wymaganiami i potrzebami każdej organizacji — mogą one odbywać się co tydzień, co miesiąc, co dwa miesiące lub co kwartał. Ustalenie tego terminu jest niezbędne, aby informacje były gromadzone i spójne.

Jak skutecznie udzielać informacji zwrotnej

Podsumowując, skuteczną informację zwrotną zapewnia się, wykonując czynności opisane poniżej:

Wybierz odpowiednie miejsce i czas

Idealnie powinno być możliwe rozmawianie bez zakłóceń, przerw i prywatności. W przypadku teraźniejszości miejsce to stało się online, jednak wideorozmowa na dobrej platformie iw odpowiednim czasie już czyni ten moment bardziej sprzyjającym.

Zacznij od pozytywów

Kiedy profesjonalista czuje się doceniony, staje się bardziej otwarty na słuchanie informacji zwrotnych i chętniej wprowadza zmiany — ponieważ czuje, że jego znaczenie dla firmy i zespołu jest doceniane, a przedstawione punkty mają na celu rozwój.

Wskaż, co należy poprawić

W tym momencie ważne jest, aby wskazać aspekty bez wchodzenia w szczegóły, przedstawiając dowody na każdą informację zwrotną i to, co chcesz osiągnąć poprzez zmiany i ulepszenia.

Poproś o opinię pracowników

To ważny moment, ponieważ pracownik będzie mógł wyrazić, czy jest zadowolony z pracy, zasugerować punkty do poprawy, a także wskazać błędy i problemy w dowolnym procesie. Aby ten krok był skuteczny, pytania nie powinny być szerokie, aby odpowiedzi były konkretne.

wyznaczone cele

Głównym celem informacji zwrotnej jest umożliwienie rozwiązania problemów i poprawy sytuacji. W związku z tym wszystkie wymienione działania muszą zostać odnotowane, wprowadzone w życie, a następnie ocenione, aby zająć się nimi na następnym spotkaniu zwrotnym.

3 wskazówki dotyczące prowadzenia spotkań feedbackowych online

Oprócz umiejętności udzielania informacji zwrotnych niezbędna jest wiedza, jak prowadzić spotkania online. Do tego niezbędne jest:

1. Wybierz dobrą platformę i unikaj zmiany godzin spotkań

Wybór odpowiedniej platformy musi uwzględniać fakt, że wszelkie zakłócenia i problemy są negatywne w tego typu spotkaniach. Dlatego najlepiej, aby nie była to ciężka platforma i umożliwiała dostęp osobom postronnym.

Ważne jest również, aby harmonogramy były przestrzegane i przestrzegane, tak aby spotkanie przebiegało sprawnie i nie zakłócało innych zajęć.

Kolejną ważną praktyką jest przygotowanie scenariusza tego, co będzie omawiane i poinformowanie o tym pracowników obecnych na spotkaniu, dzięki czemu zmniejszy się ilość przerw, a spotkanie będzie bardziej produktywne.

2. Skoncentruj się na rozmowie w czasie rzeczywistym i korzystaj z połączeń wideo

Rozmowy w czasie rzeczywistym i rozmowy wideo sprawiają, że komunikacja jest bliższa kontaktowi osobistemu, umożliwiając ludziom rozpoznanie tonu głosu i wyrazu twarzy — ograniczając błędne interpretacje.

Ponadto sprzyjają wyeksponowaniu streszczenia tego, co będzie omawiane na spotkaniu i stworzeniu relacji, czyli sprawieniu, by współpracownik poczuł, że łączy was więź i że jest przez was rozumiany i szanowany — otwierając się na to, co zbliżać się.

Należy podkreślić, że jednym z głównych powodów, dla których to spotkanie odbywa się w czasie rzeczywistym, poza wymienionymi już wcześniej, jest umożliwienie pracownikowi również pozycjonowania się, udzielania informacji zwrotnej oraz udziału w przygotowaniu planu działania dla punkty, które należy poprawić. .

3. Przekaż konkretną i spójną informację zwrotną

Podczas udzielania informacji zwrotnych istotne jest, aby ekspresja, ton głosu i dobór słów odzwierciedlały przyjazną postawę, tak aby pracownicy czuli się komfortowo zarówno słuchając, jak i wyrażając opinie.

W tym momencie ważne jest również, aby kierownik i wszyscy pracownicy dokonali samooceny swoich wyników i wyników, odnotowując punkty, które były pozytywne i te, które należy poprawić — i dlaczego.

Aby ustrukturyzować informacje zwrotne, Piramida komunikacji może być wykorzystana jako narzędzie pomocnicze. W tym celu ważne jest, aby ocenić, czy informacja zwrotna jest bardziej pozytywna, czy bardziej negatywna.

Jeśli informacja zwrotna jest bardziej pozytywna, zacznij od głównego przesłania, a następnie przedstaw punkty, które wspierają to główne przesłanie. Pamiętaj, aby podkreślać uzyskane pozytywne wyniki i dostrzegane dobre zachowania.

Jeśli informacja zwrotna jest bardziej negatywna, ważne jest, aby zacząć od kontekstu, a następnie przedstawić rozumowanie z założeniami i dowodami zachowań, które należy zmienić, aby osoba ta doszła do wniosku, że naprawdę musi się zmienić, aby generować lepsze wyniki.

Po dokonaniu obserwacji konieczne jest skupienie się na rozwiązaniach zidentyfikowanych problemów, stworzenie planu ich naprawy, a także pokierowanie pracownikami w przyszłości. Następnie zaangażowane strony zobowiązują się do wprowadzenia omawianych zmian – co skutkuje ogólnym zaangażowaniem i satysfakcją.

Należy podkreślić, że na spotkaniach dotyczących zbiorowej informacji zwrotnej nie należy interpunkować pytań związanych z zachowaniem lub indywidualnymi wynikami danego pracownika. Aspekty te należy oceniać indywidualnie.

Jednak na spotkaniach zbiorczych informacji zwrotnych można odnieść się do pozytywnych i negatywnych punktów projektu, a także działań, które były pozytywne lub nie, zawsze podkreślając je jako zespół, w przyjazny i ostrożny sposób. Dlatego właściwe jest jedynie podkreślenie konsekwencji działań, aby w przyszłości osiągnąć większą produktywność.

Na indywidualnych spotkaniach można wskazać punkty, nad którymi każdy pracownik musi popracować i rozwinąć. Tutaj również ważne jest podkreślenie, co w pozytywny sposób przyniosą te zmiany, oprócz podkreślenia sukcesów odniesionych przez pracownika.

Prowadzenie spotkań feedbackowych wymaga różnych umiejętności, zwłaszcza gdy odbywa się na platformach cyfrowych. Dlatego jednym z głównych aspektów osiągania efektywności i dobrych wyników jest doskonalenie technik komunikacji. W ten sposób będzie można być zrozumianym i zrozumieć współpracowników.

Aby pomóc Ci zastosować wskazówki w praktyce i usprawnić prowadzenie spotkań zwrotnych, Kienbaum oferuje kurs Piramidy Komunikacyjnej za pośrednictwem Akademii. Dzięki niemu nauczysz się, jak sprawić, by Twoja komunikacja była bardziej proaktywna i asertywna, zwiększając produktywność spotkań o ponad 50%.