Jak stworzyć system płacowy dla małej firmy

W każdej rozwijającej się małej firmie przychodzi czas, kiedy nie możesz zrobić wszystkiego sam. Zatrudniasz więc kilku pracowników — może na początku kogoś do pracy biurowej lub robotnika do pracy, do której nie możesz się dostać — i voila, teraz musisz nauczyć się, jak robić listę płac.

Później Twoja firma rozrasta się do tego stopnia, że ​​nie jest możliwe samodzielne zarządzanie listą płac i musisz zaufać komuś innemu, aby ją przejął.

W tym artykule omówimy najlepszy sposób skonfigurowania prostego systemu płac, aby skutecznie i dokładnie wypełniać listę płac na czas. Stworzymy również system, który może być łatwo uzupełniony przez nowego pracownika po niewielkim przeszkoleniu.

Przegląd

Przegląd: Co to jest system płac?

System płac to zestaw procesów, które należy wykonać, aby ukończyć listę płac dla małych firm. W idealnym przypadku system obejmuje zadania, które należy wykonać po zatrudnieniu nowego pracownika, oraz powtarzalne zadania wykonywane w każdym okresie rozliczeniowym, takie jak wprowadzanie kart czasu pracy i przesyłanie odpowiednich informacji do urzędu skarbowego i innych stron trzecich.

Jakie są fazy procesu płacowego?

Lista płac w małych firmach odbywa się w trzech fazach: przygotowanie do zapłaty pracownikom, przesłanie informacji niezbędnych do dokonania płatności oraz złożenie kopii zapasowej.

1. Przygotuj się

Pierwszym krokiem w procesie listy płac jest przygotowanie się do wszystkich płatności, które musisz wykonać. Obejmuje to wprowadzanie kart czasu pracy dla pracowników godzinowych, kwoty okresu wynagrodzenia dla pracowników najemnych oraz obliczanie potrąceń, takich jak FICA, podatek potrącany u źródła i składki 401 (k).

Przed dokonaniem płatności upewnij się, że wykonałeś uzgodnienie listy płac, aby upewnić się, że wszystkie liczby są prawidłowe.

2. Prześlij

Następnym krokiem jest przesłanie plików ACH na konto bankowe w celu bezpośredniego wpłaty i przesłania informacji stronom trzecim. Informacje te obejmują numery potrąceń podatkowych IRS, raporty odszkodowań pracowniczych i składki 401 (k) za dany okres.

3. Plik

Ostatnim krokiem jest złożenie wszystkich danych źródłowych za dany okres. Dane te obejmują karty czasu pracy, kopie odcinków wypłat, obliczenia potrąceń, dowody przesłanych materiałów, formularze IRS i wpisy do dziennika płac.

Twoje przyszłe ja będzie za to wdzięczne, gdy będziesz sporządzać raporty kwartalne lub jeśli pracownik uzna, że ​​otrzymał za niskie wynagrodzenie.

Jakie są korzyści posiadania wydajnego systemu płac dla małej firmy?

Tworzenie i trzymanie się systemów ma wiele zalet. Oto kilka do zarządzania listą płac.

1. Płać dokładnie i na czas

Podstawowym sposobem na zachęcenie pracowników do szukania nowej pracy jest spóźnianie się z płatnościami lub brak zapłaty odpowiedniej kwoty. Dobry system płac dla małych firm będzie zawierał kontrole i salda, aby zapewnić, że wszystkie liczby są poprawne za każdym razem.

2. Redukcja kar

Niedopłata lub spóźniona płatność podatków doprowadzi do nałożenia grzywien, a niedopłata lub opóźnienie w opłacie składek ubezpieczeniowych lub składek 401(k) może doprowadzić do anulowania polis i wielu niezadowolonych pracowników.

3. Tak łatwo, że każdy może to zrobić

To naturalne, że na początku chcesz samodzielnie zająć się listą płac. Unikasz potencjalnego dramatu pracowników odkrywających, co zarabiają inni, a także kontrolujesz, ile tygodniowo zarabiają. W końcu zadanie stanie się zbyt duże i będziesz chciał przekazać je pracownikowi lub firmie przetwarzającej listy płac.

Zaprojektuj swój proces tak, aby był wystarczająco łatwy do przejęcia przez nową osobę. Dobry przykładowy system płac można uzupełnić, wykonując jasny zestaw udokumentowanych kroków. Nie powinieneś odwoływać się do 63 różnych arkuszy kalkulacyjnych i tabel danych, aby to działało.

4. Uprość przygotowywanie podatków

Zgłaszanie i płacenie podatków to kluczowa funkcja płacowa pracodawcy. Pracodawcy są odpowiedzialni za potrącanie i płacenie pracownikom części FICA i podatku dochodowego oraz za płacenie pracodawcy części FICA.

Jeśli masz zdezorganizowany system płac, okres rozliczeniowy i kwartalne raportowanie tych informacji potrwa znacznie dłużej i może prowadzić do nadpłaty.

Jak rozpocząć konfigurowanie systemu płac w małej firmie

Rozpoczęcie pracy z systemem kadrowo-płacowym wymaga sporo pracy, ale nauczenie się, jak działa lista płac i tworzenie dobrych procesów, jest tego warte.

Krok 1: Uruchom konta

Oto kilka kont do skonfigurowania:

• Elektroniczny Federalny System Płatności Podatków (EFTPS): Skorzystaj z witryny EFTPS, aby zarejestrować konto dla swojej firmy w celu przesyłania podatków potrącanych u źródła i FICA oraz kwartalnych zasiłków dla bezrobotnych w każdym okresie rozliczeniowym.
• Płatności państwowe: Przejdź do strony internetowej sekretarza stanu, aby zobaczyć, jakie płatności musisz zgłaszać i płacić co kwartał. Wiele stanów wymaga płatności na ubezpieczenie od utraty pracy, potrącanie stanowego podatku dochodowego, odszkodowania pracownicze i podatki akcyzowe.
• Kompensacja pracowników: Jeśli twoje państwo nie monopolizuje ubezpieczenia pracowniczego, porozmawiaj ze swoim agentem ubezpieczeniowym o założeniu konta i do jakich klas należą twoi pracownicy.
• Oprogramowanie płacowe: Dobre oprogramowanie płacowe wykona za Ciebie większość funkcji płacowych. Ma łatwy dostęp do wszystkich danych, posiada proces onboardingu, pozwala pracownikom zachować czas i integruje się z Twoim oprogramowaniem księgowym.

Krok 2: Utwórz proces wdrażania

Pierwszego dnia nowego pracownika zbierz i złóż wszystkie formularze. Obejmuje to formularze urzędowe, takie jak W-4 i I-9, umowę o pracę, podręcznik pracownika dla Twojej firmy, wyjaśnienie programów świadczeń oraz kluczowe informacje o pracownikach, takie jak dane kontaktowe i data urodzenia.

Dobry proces onboardingu przyspiesza każdy następny krok w tym procesie.

Krok 3: Skonfiguruj proces płacowy

Po skonfigurowaniu wszystkich kont i wdrożeniu pracowników możesz utworzyć proces. Określ logiczną kolejność zadań i udokumentuj ją za pomocą listy kontrolnej obejmującej każdy krok.

Pomaga utrzymać wszystkie zasoby w jednym obszarze. Możesz nawet użyć innej przeglądarki tylko do listy płac lub utworzyć folder zakładek w istniejącej przeglądarce.

Utwórz folder listy płac na dysku współdzielonym z podfolderami na puste formularze, wypełnione formularze, przesyłane dane, historyczne karty ewidencji czasu pracy i informacje źródłowe do celów sprawozdawczości podatkowej.

Nie zapomnij o kontroli i równowadze. Poproś przełożonego o zatwierdzenie kart czasu pracy. Przed przesłaniem sprawdź liczby w różnych źródłach. Upewnij się, że osoba odpowiedzialna za cotygodniową listę płac bierze tydzień lub dwa wolne każdego roku, abyś mógł sprawdzić, czy nie ma defraudacji.

Krok 4: Zacznij robić listę płac

Teraz jesteś gotowy, aby zrobić listę płac. Aktualizuj swoje pliki i trzymaj się rutyny sporządzania listy płac w tym samym czasie w każdym okresie.

Wyszukuj nowsze i lepsze oprogramowanie i plany świadczeń oraz proś pracowników o opinie na temat oprogramowania do pomiaru czasu lub opcji 401(k).

Jaka jest moja pensja?

Nie bądź właścicielem firmy, który co dwa tygodnie walczy o wypłatę, podczas gdy trzech klientów jest zawieszonych. Stwórz i zaimplementuj prosty proces płacowy, a będziesz mógł przekazać odpowiedzialność, kiedy zajdzie taka potrzeba.