Jak wprowadzać wpisy do dziennika płac: przewodnik dla małych firm

Najważniejszą rzeczą, której nauczyłem się od początku mojej kariery w księgowości, jest to, że księgowanie wydarzenia zawsze wymaga czegoś więcej, niż mogłoby się wydawać.

Kiedy kupujesz nową ciężarówkę, nie ponosisz od razu kosztów; traci na wartości przez wiele lat. Kiedy sprzedajesz zapasy, masz pozornie nieskończoną liczbę procesów i metod, których możesz użyć, aby to rozliczyć.

A w rachunkowości płac masz kilka różnych wpisów do dziennika, najpierw w celu naliczenia zobowiązań, a następnie dokonania płatności.

W tym artykule omówimy, jak dokonywać wpisów w księdze głównej listy płac i dlaczego najpierw należy naliczać zobowiązania dla listy płac i powiązanych kont.

Omówienie: Co to jest wpis do dziennika płac?

Wpisy do dziennika płac są tym, czego księgowy (lub w wielu przypadkach właściciel małej firmy) używa do rejestrowania działalności biznesowej. Każdy wpis dotyczy co najmniej dwóch kont, które zazwyczaj znajdują się po różnych stronach równania księgowego:

Aktywa = pasywa + kapitał własny

Każdy wpis w dzienniku ma obciążenia i kredyty, które muszą sumować się do tej samej liczby. Rachunki po lewej stronie równania zwiększają się, gdy są obciążane i zmniejszają się, gdy są uznawane, i odwrotnie w przypadku kont po prawej stronie.

Najbardziej podstawowy wpis na liście płac obejmuje kredytowanie gotówki i obciążanie wydatków na wynagrodzenia. Rachunek pieniężny (aktywa) zmniejsza się, a płace są rachunkiem wydatków, który zmniejsza kapitał własny. Niestety, robienie listy płac nigdy nie jest tak podstawowe.

Rodzaje wpisów do dziennika płac

Rejestrowanie procesu płacowego za pomocą zapisów w dzienniku obejmuje trzy etapy: naliczanie zobowiązań płacowych, przesyłanie gotówki i dokonywanie płatności.

1. Naliczanie krótkoterminowych zobowiązań płacowych

Zasady rachunkowości stanowią, że wydatki i zobowiązania naliczane są w momencie ich poniesienia. Z tego powodu ważne jest, aby firmy dokładnie śledziły wynagrodzenia należne pracownikom.

Wiele firm płaci pracownikom według dwutygodniowego harmonogramu. Lista płac jest przetwarzana na jakiś czas przed wysłaniem płatności w zaplanowanym czasie co drugi tydzień.

W ramach procesu płacowego firmy muszą dokonywać wpisów w dzienniku, aby rozpoznać wydatki na wynagrodzenia i obciążenia pracą (świadczenia i podatki) oraz zrównoważyć te zapisy z zobowiązaniami na tę samą kwotę, dopóki pracownicy nie zostaną wynagrodzeni.

2. Przenieś gotówkę na konto płacowe

Dobrą praktyką jest otwarcie osobnego konta bankowego, które będzie wykorzystywane do rozliczeń płacowych. Oddzielne konto ułatwia śledzenie wszystkich płatności wychodzących (lista płac i podatki) i przelewanie tylko potrzebnej kwoty z konta operacyjnego na konto płacowe, aby ograniczyć defraudację.

3. Dokonaj płatności

Ostatnim krokiem jest dokonanie płatności. Gdy bezpośrednie wpłaty są wysyłane do pracowników, a IRS pobiera płatność EFTPS (elektroniczny federalny system płatności podatkowych), dokonywane są wpisy do dziennika, aby wykazać gotówkę spłacającą zobowiązania.

Jak księgować wpisy płacowe

Wpisy do dziennika płac są zwykle wykonywane natychmiast przez oprogramowanie płacowe, ale omówimy je tutaj z fikcyjnymi liczbami, aby lepiej zrozumieć, jak działa lista płac.

Krok 1: Naliczanie wynagrodzenia

W każdym okresie rozliczeniowym wynagrodzenie jest obliczane na podstawie kart czasu pracy i kwot wynagrodzeń, a następnie rozliczane w koszty. Płace są obciążane w celu zwiększenia konta wydatków, a płace do zapłaty są uznawane w celu zwiększenia konta pasywów. Oto jak wygląda wpis w dzienniku płac:

Niektóre firmy księgują część wynagrodzenia w kosztach sprzedanych towarów na koncie zwanym robocizną bezpośrednią. Na przykład firma budowlana wyda wszystkie płace związane z wolnymi miejscami pracy jako „pracę bezpośrednią”, a wszystkie płace związane z kosztami ogólnymi jako „pensje i płace”.

Na koniec okresu kwota robocizny bezpośredniej zostaje przeniesiona do kosztu własnego sprzedanych towarów z zapisem zamknięcia. Oto przykład wpisu do dziennika w tym scenariuszu:

Kluczem do prowadzenia zapisów w dzienniku jest upewnienie się, że całkowita kwota obciążenia i uznania jest taka sama, aby księga główna pozostała zrównoważona.

Krok 2: Naliczanie obciążeń pracowniczych i innych potrąceń z listy płac

Należy również naliczać obciążenia pracowników i potrącenia z listy płac. Przykłady takich elementów to:

• FICA: Pracownik i pracodawca części podatków na Ubezpieczenia Społeczne i Medicare.
• Potrącenie podatku: Potrącenia federalnego i stanowego podatku dochodowego u źródła.
• FUTA i SUTA: Federalne i stanowe podatki od bezrobocia.
• Ubezpieczenie zdrowotne i dentystyczne: Część pracodawcy i pracownika.
• 401k: Część pracodawcy i pracownika.
• skład pracowników: Koszt pracodawcy.
• Urlop i czas choroby: Kwota naliczona za okres rozliczeniowy.
• ozdoby: W celu uzyskania alimentów lub w inny sposób wskazany przez sąd.

Płace i naliczanie obciążeń roboczych byłyby generalnie dokonywane w tym samym czasie. Podzieliłem je tutaj, aby zilustrować, które z tych rozliczeń międzyokresowych są potrącane z wynagrodzeń (ponieważ są one potrącane pracownikowi), a które są kosztami płacowymi obciążanymi przez pracodawcę:

Gdyby lista płac była większa, King Kong wspiąłby się na nią, by uderzyć w samoloty. Nie daj się zastraszyć ilością wpisów potrzebnych do tego kroku. Jeśli korzystasz z dobrego programu płacowego, wszystkie zostaną wykonane automatycznie.

Krok 3: Przenieś gotówkę na konto płacowe

Następnym krokiem jest przeniesienie gotówki z rachunku operacyjnego na rachunek płacowy w oczekiwaniu na wszystkie wypłaty gotówkowe. Przeniesiemy sumę powyższych liczb z wyłączeniem naliczonego urlopu i zwolnienia lekarskiego.

Zobowiązania te nie są spłacane w gotówce; zamiast tego zobowiązanie jest obciążane w przypadku wykorzystania urlopu lub zwolnienia chorobowego.

Krok 4: Wyślij bezpośrednie płatności depozytowe

Po przekazaniu gotówki nadszedł czas, aby przesłać plik ACH na konto płacowe w celu wysłania bezpośrednich płatności depozytowych. W tym wpisie wyczyścimy naliczone wynagrodzenia i pokażemy zmniejszenie gotówki.

Krok 5: Dokonaj płatności EFTPS i osób trzecich

Ostatnim krokiem jest dokonanie wszystkich płatności z IRS EFTPS i innymi stronami trzecimi, takimi jak firmy ubezpieczeniowe, sprzedawcy 401 (k) i agencje państwowe. Ten krok wyeliminuje wszystkie bieżące zobowiązania z tytułu wynagrodzeń inne niż naliczone urlopy i chorobowe.

Pozwól oprogramowaniu wykonać pracę

Chociaż z pewnością warto zrozumieć, jak dokonywać wpisów do dziennika płac, w rzeczywistości stosunek kosztów do korzyści związanych z samodzielnym wykonywaniem pracy jest wypaczony, gdy zatrudnia się więcej niż pięciu pracowników.

Dobre oprogramowanie płacowe pozwoli ci skupić się na innych zadaniach, podczas gdy ono wykonuje brudną robotę za kulisami, dokonując wpisów do dziennika.