Blog Oszczędzania Pieniędzy 2023
Potrącenia z wynagrodzenia to płatności, które pracodawcy dokonują w imieniu swoich pracowników. Nie przegap tych wymaganych i czasem oszczędnych odliczeń.
Twoi pracownicy liczą na to, że co kilka tygodni dasz im dokładną wypłatę. Z pewnością usłyszysz od nich, jeśli jest zbyt niski — lub niedokładny w jakikolwiek inny sposób.
Poza ograniczaniem czeków, jesteś odpowiedzialny za odkładanie części wynagrodzenia swoich pracowników — zwanej potrącaniem — i wpłacanie składek na ich ubezpieczenie zdrowotne i plany emerytalne. Co najważniejsze, musisz regularnie płacić podatek od wynagrodzeń w ich imieniu.
Potrącenia z listy płac usprawniają proces płatności za te składki i wydatki.
Pracownicy są ostatecznie odpowiedzialni za płacenie podatków od wynagrodzeń. Jako ich pracodawca potrącasz ich podatek i regularnie go odprowadzasz.
Przegląd: Czym są potrącenia z listy płac?
Potrącenia z listy płac to wszystkie koszty potrącane z wypłaty, zanim trafią do portfeli pracowników. Jest to różnica między wynagrodzeniem lub wynagrodzeniem pracownika, zwanym wynagrodzeniem brutto, a kwotą jego wypłaty, wynagrodzeniem netto.
Potrącenia z listy płac są podzielone na trzy kategorie: przed opodatkowaniem, potrącanie podatku od pracowników i po opodatkowaniu. Odliczenia przed opodatkowaniem, takie jak ubezpieczenie zdrowotne, zmniejszają kwotę podatku od wynagrodzeń, którą płaci Twoja firma i pracownik.
Na przykład, jeśli wynagrodzenie brutto pracownika wynosi 1000 USD, a potrącenia przed opodatkowaniem wynoszą 100 USD, wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu wynosi 900 USD, co oznacza, że zarówno firma, jak i pracownik płacą podatki od wynagrodzeń tylko za 900 USD. Dlatego odliczenia przed opodatkowaniem są często korzystniejsze niż odliczenia po opodatkowaniu dla małych firm.
Podatki od wynagrodzeń opłacane przez pracodawcę, takie jak federalne (FUTA) i stanowe podatki od bezrobocia, połowa składek Medicare i składek na ubezpieczenie społeczne oraz odszkodowania dla pracowników stanowych nie są uznawane za potrącenia z listy płac. Nie zmniejszają kwoty wypłaty pracownika, chociaż są odliczeniami podatkowymi dla Twojej małej firmy.
Należy pamiętać, że potrącenia z listy płac dotyczą tylko pracowników, a nie kontrahentów. Nie potrącasz żadnych pieniędzy z wynagrodzeń kontrahentów, ponieważ to oni, a nie ty, są odpowiedzialni za płacenie podatków.
Obowiązkowe potrącenia z listy płac dla Twojej małej firmy
Obowiązkowe potrącenia są wymagane przez prawo, więc nie chcesz ich przegapić.
Potrącenia federalnego, stanowego i lokalnego podatku dochodowego u źródła
Podatki te idą na finansowanie programów publicznych, infrastruktury i edukacji. Jako pracodawca masz obowiązek wstrzymać określoną kwotę dochodu każdego pracownika i wysłać ją do władz federalnych, stanowych i lokalnych.
Wszystkie oprócz dziewięciu stanów — Alaska, Floryda, Nevada, New Hampshire, Południowa Dakota, Tennessee, Teksas, Waszyngton i Wyoming — mają stanowy podatek dochodowy. Jeśli mieszkasz w jednym z tych stanów, to dla ciebie jeden krok mniej.
Kwota, którą potrącasz, jest określana na podstawie dokumentów wypełnionych przez pracownika podczas procesu wdrażania, w tym formularza W-4 oraz wszelkich stanowych i lokalnych dokumentów dotyczących potrącania podatku dochodowego.
Pracownicy informują swojego pracodawcę, jaką część swojej wypłaty mają wstrzymać w zależności od tego, czy są małżeństwem, mają wiele miejsc pracy lub czy są uprawnieni do określonych ulg podatkowych. Mogą zmienić swój status potrącenia podatku w dowolnym momencie, wypełniając nową kopię tych formularzy potrącenia podatku.
I dlatego co roku w kwietniu odbywa się proces składania zeznań podatkowych (cóż, będzie to lipiec tego roku). Kiedy Twoi pracownicy złożą swoje podatki, otrzymają zwrot za zbyt duże potrącenie lub będą musieli zapłacić dodatkowy podatek za niewystarczające potrącenie.
Przed 2020 r. W-4 kazał pracownikom wybrać pewną liczbę federalnych zasiłków, ale IRS przeorganizował proces potrącania podatku, co wyjaśniono w publikacji IRS 15. Aby ustalić odpowiednią kwotę federalnego potrącenia, Twoi pracownicy mogą skorzystać z potrącenia podatku IRS kalkulator.
Podatek na opiekę zdrowotną i ubezpieczenie społeczne
Podatki na Medicare i ubezpieczenie społeczne, znane również jako podatek Federal Insurance Contribution Act (FICA), są płacone zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę.
W 2020 roku pracownik płaci 6,2% swojego wynagrodzenia brutto na ubezpieczenie społeczne i 1,45% na Medicare. Podatki na ubezpieczenie społeczne przestają obowiązywać, gdy pracownik zarobi 137 700 USD rocznie, ale 1,45% dla Medicare nie ma limitu.
Pracodawcy są zobowiązani do dopasowania składek pracowników do podatków FICA.
Ciekawostka podatkowa: jeśli Twoje dzieci nie ukończyły 18 lat i pracują w Twojej firmie jednoosobowej lub spółce osobowej, nie muszą płacić podatku FICA od swoich zarobków.
Zajęcie wynagrodzenia
Firmy są czasami zobowiązane do wstrzymania części wynagrodzenia pracownika z powodu zadłużenia pracownika.
Najczęstszymi przyczynami zajęcia wynagrodzenia są:
- niepłacone alimenty na dziecko
- niespłaconych kredytów studenckich
- zaległe podatki
- niespłacone zadłużenie na karcie kredytowej
Jeśli wynagrodzenie pracownika wymaga zajęcia, otrzymasz orzeczenie sądowe nakazujące wstrzymanie i przekazanie określonej kwoty pieniędzy z każdej wypłaty pracownika do czasu spłaty długu lub uregulowania go w inny sposób.
Zajęcie wynagrodzenia to odliczenie po opodatkowaniu, które nie zapewnia żadnej korzyści podatkowej ani tobie, ani pracownikowi.
Ubezpieczenie zdrowotne
Jeśli Twoja mała firma zatrudnia więcej niż 50 osób, musisz zaoferować ubezpieczenie zdrowotne im i osobom pozostającym na ich utrzymaniu w wieku poniżej 26 lat. Jeśli zatrudniasz mniej niż 50 pracowników i zdecydujesz się nie oferować ubezpieczenia zdrowotnego, potrącenie to nie jest obowiązkowe dla Twojej firmy.
Plan ubezpieczenia zdrowotnego, który wybierzesz, zadecyduje, jaką część składki ubezpieczeniowej możesz przekazać pracownikom. Sprawdź nasz przewodnik po ubezpieczeniach zdrowotnych dla małych firm, aby poznać wszystkie zasady i przepisy.
Ubezpieczenie zdrowotne jest odliczeniem przed opodatkowaniem, co oznacza, że pracownicy nie muszą płacić federalnych, stanowych, lokalnych i FICA podatków od swoich składek.
Dobrowolne potrącenia z listy płac dla Twojej małej firmy
Inne potrącenia z wynagrodzenia wynikają ze świadczeń pracowniczych. Żadne z poniższych potrąceń nie są wymagane, chyba że zdecydujesz się zaoferować powiązane świadczenie.
Składki emerytalne
Jednym z najpopularniejszych planów emerytalnych sponsorowanych przez pracodawców w USA jest 401(k), który pozwala ludziom wpłacić do 19 500 USD w 2020 r., a pracownicy powyżej 50 roku życia mogą dorzucić kolejne 6500 USD.
Pracownicy informują swojego pracodawcę, jaki procent ich wynagrodzenia chcieliby przekazać na 401 (k) oraz w jaki sposób pieniądze są inwestowane.
Istnieją dwa rodzaje planów 401(k): tradycyjny i Roth. Oferowany plan określa, czy składka jest odliczeniem przed opodatkowaniem, czy po opodatkowaniu.
Załóżmy, że oferujesz swoim pracownikom tradycyjne 401 (k), a wypłata brutto pracownika wynosi 1000 USD. Powiedziała ci, że chce, aby 10% jej wynagrodzenia trafiało do jej tradycyjnego 401(k). Ponieważ tradycyjne składki 401(k) są potrąceniami przed opodatkowaniem, składka pracownika wynosi 100 USD (1000 USD * 0,1).
Składki Roth 401(k) są odliczeniami po opodatkowaniu, ale w przeciwieństwie do tradycyjnych planów 401(k), Twój pracownik nie zapłaci podatku, gdy wycofa swoje składki na emeryturę. Plany Roth 401(k) nie przynoszą korzyści podatkowych Twojej firmie, ale mogą być korzystne dla Twoich pracowników (i dla Twojej osobistej emerytury).
Jeśli wypłata netto pracownika wynosi 600 USD i chce przekazać 5% jej Roth 401 (k), odejmiesz 30 USD od jej wypłaty (600 USD * 0,05).
Korzyści dla osób dojeżdżających do pracy
Zaoferowanie pracownikom przerwy w wydatkach na dojazdy może zaoszczędzić pieniądze Twojej firmy.
IRS pozwala pracownikom wydawać do 270 dolarów miesięcznie na transport publiczny i parkowanie. Ponieważ jest to odliczenie przed opodatkowaniem, zmniejsza zobowiązania podatkowe zarówno firmy, jak i pracownika, oszczędzając wszystkim pieniądze w tym procesie.
Inne świadczenia dodatkowe
Świadczenia dodatkowe, zwane także dochodem kalkulacyjnym, to oferowane przez Ciebie korzyści, takie jak grupowe ubezpieczenie na życie, pomoc w przeprowadzce i członkostwo w siłowni.
Istnieje wiele dodatkowych świadczeń, które możesz zaoferować swoim pracownikom i należą one zarówno do kategorii odliczeń przed opodatkowaniem, jak i po opodatkowaniu. Sprawdź nasz przewodnik po korzyściach dodatkowych.
Oblicz wypłaty swoich pracowników z pewnością
Przetwarzanie listy płac nie musi być trudne: Chociaż możesz samodzielnie prowadzić listę płac, masz wiele opcji, jeśli chodzi o oprogramowanie do listy płac, które pokaże ci, jak działa lista płac.
