Przewodnik dla małych firm dotyczący przetwarzania i raportowania listy płac

Pracownicy mogą być niezwykle wyluzowani i pracowici, ale w głębi duszy, kiedy przychodzą do pracy, często myślą: „Pokaż mi pieniądze”. Małe firmy muszą stworzyć proces płacenia pracownikom i śledzić wszystkie niezbędne informacje.

Dokonywanie błędnych płatności i zgłaszanie błędnych informacji to najszybszy sposób na złość zarówno zaufanych pracowników, jak i IRS.

Omówienie: Co to jest przetwarzanie listy płac?

Przetwarzanie listy płac to po prostu zrozumienie, jak działa lista płac i jak zintegrować oprogramowanie płacowe/księgowe z procedurami płacowymi. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.

Jak skonfigurować system przetwarzania listy płac dla małej firmy

Najłatwiejszym sposobem rozpoczęcia przetwarzania listy płac jest podzielenie procedur na etapy i wykonywanie tych kroków w każdym okresie rozliczeniowym.

Zalecałbym utworzenie zastrzeżonej listy kontrolnej, która integruje każdą ze stron internetowych i programów, które dotyczą Twojej listy płac w małej firmie, a następnie co tydzień śledzić tę listę.

Krok 1: Skonfiguruj procedurę nowego pracownika

Pierwszym krokiem jest uzyskanie podpisu wszystkich niezbędnych dokumentów przez nowego pracownika. Ta lista obejmuje większość tych dokumentów:

• Umowa o pracę – Określa wynagrodzenie pracownika i wszelkie programy motywacyjne lub premiowe.
• Formularze rządowe – Formularz imigracyjny I9 i formularz potrącenia podatku W4 są niezbędne dla każdego pracownika niebędącego wykonawcą. Wykonawcy muszą wypełnić formularz W9. Upewnij się, że zawsze masz najnowszy formularz z rzeczywistej witryny .gov.
• Podręcznik pracownika i szkolenie – Producenci i firmy budowlane prawdopodobnie przejdą szkolenie w zakresie bezpieczeństwa; restauracje, szkolenia z zakresu bezpieczeństwa żywności; i instytucji finansowych, szkolenia prawnicze związane z praniem pieniędzy i informacją o kliencie. Zazwyczaj tego typu szkolenia są uregulowane prawnie i konieczne jest udokumentowanie ich ukończenia. W przypadku innych firm bardzo przydatne jest przygotowanie podręcznika dla pracownika oraz, jeśli pracownicy będą korzystać z komputerów i poczty elektronicznej, programu szkoleniowego z zakresu bezpieczeństwa informacji, który należy ukończyć podczas procesu onboardingu.
• Programy korzyści – Jeśli oferujesz świadczenia, takie jak ubezpieczenie zdrowotne, udostępnij podręcznik firmy ubezpieczeniowej przedstawiający wszystkie opcje planu. Pracownik albo wybierze swój plan, albo wypełni formularz od firmy ubezpieczeniowej, która zdecyduje się nie otrzymywać tych świadczeń.
• Programy emerytalne – Programy emerytalne to zazwyczaj pewien rodzaj określonych świadczeń (emerytur) lub określonych składek (401 tys.). Większość małych firm, jeśli oferują pomoc emerytalną, skorzysta z planu określonych składek, ponieważ nie będą wtedy musiały ponosić odpowiedzialności za emerytury, które mogłyby być wypłacane przez dziesięciolecia. Wybierz dostawcę, z którego będziesz korzystać (połączenie niskich kosztów dla pracownika/firmy i różnorodności opcji będzie najlepszym wyborem przy wyborze dostawcy) i jaki procent składki pracownika będzie dopasowany. Następnie pracownik zdecyduje, czy chce przystąpić do programu i jaki procent swojego dochodu brutto przekaże.

Po skonfigurowaniu nowego procesu pracowniczego wprowadź wszystkie niezbędne informacje do oprogramowania księgowego lub innej bazy danych, które będą używane w dniu wypłaty. Zeskanuj i zapisz całą wypełnioną dokumentację w osobnym folderze dla każdego pracownika, aby mieć do niej łatwy dostęp w razie potrzeby.

Krok 2: Określ, jak często będziesz płacić pracownikom

Większość małych firm płaci swoim pracownikom co dwa tygodnie (co dwa tygodnie) lub co pół miesiąca (dwa razy w miesiącu). Zazwyczaj pracownicy otrzymują wynagrodzenie co dwa tygodnie, jeśli w większości są pracownikami godzinowymi, ponieważ łatwo jest obliczyć wartość wynagrodzenia za dwa tygodnie.

Jeśli pracownicy są w większości opłacani, półmiesięczny może mieć większy sens, ponieważ eliminuje dwa okresy rozliczeniowe w ciągu roku.

Jeśli Twoja firma działa w branży budowlanej, być może będziesz musiał płacić wynagrodzenie na podstawie Ustawy Davisa-Bacona. Wynagrodzenie to musi być wypłacane co tydzień.

Jeśli Twój księgowy lub kierownik biura ma przepustowość do cotygodniowego przetwarzania listy płac i być może będziesz musiał płacić co tydzień w przyszłości, dobrym pomysłem jest rozpoczęcie płacenia co tydzień, aby uniknąć niespodzianek.

Niektóre firmy decydują się na płatność miesięczną lub, jeśli zatrudniają wielu wykonawców, za projekt. Kluczem jest ustalenie harmonogramu i trzymanie się go — jednym ze stresorów numer jeden dla pracownika jest niewiedza, kiedy otrzyma zapłatę.

Krok 3: Śledź czas pracowników i obliczaj wynagrodzenie brutto

Czasy, kiedy pracownicy ustawiali się w kolejce przed automatem z kartami perforowanymi i stemplowali swoją indywidualną kartę czasu pracy po przyjeździe, już prawie minęły. Większość programów księgowych/płacowych ma teraz aplikację, dzięki której pracownicy mogą wchodzić i wychodzić, która śledzi lokalizację pracownika, aby upewnić się, że znajduje się tam, gdzie powinien.

Najlepsze z tych aplikacji bezproblemowo integrują się z oprogramowaniem płacowym, aby automatycznie obliczać wynagrodzenie brutto za okres płacowy.

Pomimo postępu technologicznego niektóre firmy nadal będą wymagały od swoich pracowników ręcznego śledzenia czasu i wypełniania własnego arkusza czasu pracy na koniec tygodnia.

Nie ma nieodłącznych problemów z tą metodą – ale musi być połączona z silnymi kontrolami. Każda karta czasu pracy powinna być podpisana przez pracownika, a następnie zatwierdzona i podpisana przez przełożonego, najlepiej takiego, który faktycznie był świadkiem wykonywanej pracy.

Informacje byłyby następnie wprowadzane ręcznie do oprogramowania lub stawka płacy każdego pracownika byłaby stosowana do czasu, w którym oblicza się wynagrodzenie brutto.

W przypadku pracowników najemnych każdy okres rozliczeniowy powinien wynosić tę samą kwotę, a wynagrodzenie motywacyjne powinno być obliczane na podstawie warunków uzgodnionych w umowie.

Krok 4: Dokonaj potrąceń z tytułu frędzli, ubezpieczenia i opłat rządowych

Następnym krokiem jest przejście od wynagrodzenia brutto do wynagrodzenia netto. Następujące potrącenia z listy płac mogą mieć zastosowanie do wypłaty pracownika:

• FICA (ubezpieczenie społeczne), FUTA (bezrobocie federalne) i SUTA (bezrobocie stanowe)
• Potrącenie federalnego i stanowego podatku dochodowego na podstawie zwolnień przyjętych w formularzu W4
• Część pracownicza składek na ubezpieczenie zdrowotne/dentystyczne
• Wkład pracownika 401 tys
• Dodatki, takie jak alimenty
• Spłata zaliczek na czek lub 401 tys. pożyczek
• Opłaty za zwrot firmie za zniszczenie/uszkodzenie mienia firmy

Ten krok można wykonać ręcznie. Możesz zbadać i odkryć wszystkie odpowiednie stawki opłat rządowych i odjąć wszystkie inne potrącenia. To prawie na pewno nie jest tego warte.

Oprogramowanie płacowe lub przynajmniej bezpłatny kalkulator płac zmniejszy ryzyko przepłacania pracownika i walki o odzyskanie pieniędzy lub niedopłacania i tworzenia złej woli — zwłaszcza jeśli błąd nie zostanie wykryty, dopóki pracownik nie zapłaci podatków w następujących rok.

Wreszcie, jeśli płace Davisa-Bacona są wypłacane, należy pamiętać, że wiele świadczeń pracowniczych, takich jak część składek ubezpieczeniowych pracodawcy i dopasowanie 401 tys. Pracodawcy, można odjąć od części wynagrodzenia w gotówce. Nie popełniaj błędu podwójnego płacenia pracownikom.

Krok 5: Dokonaj płatności dla pracowników

To jest chwila prawdy. Pracownicy zostali zintegrowani z biznesem, czas był śledzony i wykorzystywany do obliczania wynagrodzenia brutto, a potrącenia zostały odjęte. Nadszedł czas, aby dokonać rzeczywistej płatności.

Najłatwiej to zrobić, wymagając bezpośredniego depozytu dla pracowników i otwierając drugie konto firmowe przeznaczone specjalnie do listy płac. Co tydzień wydrukuj raport z sumą wypłat i podatkami do zapłaty i przelej tę kwotę z konta operacyjnego na konto płac.

Następnie informacje o wypłacie ACH (ACH oznacza automatyczną izbę rozliczeniową i jest to sposób, w jaki bank wysyła pieniądze do bezpośredniego zdeponowania) informacje mogą zostać wyeksportowane i przesłane do banku, a opłaty rządowe mogą zostać wycofane.

Każdy bank będzie miał własny proces ACH, więc może być konieczna współpraca z opiekunem klienta lub specjalistą IT, aby prawidłowo skonfigurować proces plików.

Podczas tej części procesu skonfiguruj tyle kontroli i sald, ile możesz. Za każdym razem, gdy eksportujesz lub przesyłasz informacje, sprawdź w oprogramowaniu, czy liczby są prawidłowe. Jeśli coś pójdzie nie tak i pracownik zwróci ci na to uwagę, popraw to tak szybko, jak to możliwe.

Jeśli musisz drukować czeki fizyczne, nadal sensowne jest posiadanie osobnego konta sprawdzającego listy płac. Upewnij się również, że skonfigurowałeś inny typ czeku w swoim oprogramowaniu księgowym, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne informacje o odcinku wypłaty (takie jak godziny, pobrane podatki itp.) są drukowane na czeku fizycznym.

Krok 6: Prześlij wszelkie niezbędne informacje stronom trzecim

Po przekazaniu pieniędzy nadszedł czas na przesyłanie danych. Niekończące się strony trzecie potrzebują informacji o płacach. Oto powiązane zadania, które będziesz musiał wykonać w każdym okresie rozliczeniowym i wypełnić listę płac za dany okres:

• System IRS EFTPS – Zarejestrowanie firmy w tym systemie to najłatwiejszy sposób na dokonanie wymaganych płatności rządu federalnego. Skonfiguruj go tak, aby pobierał płatności bezpośrednio z konta czekowego listy płac, a następnie znajdź raport EFTPS (Elektroniczny Federalny System Płatności Podatkowych) w swoim oprogramowaniu do listy płac i wydrukuj go dla każdego okresu listy płac do raportu. Śledź te płatności, ponieważ będą one potrzebne do raportowania każdego kwartału.
• Kompensacja pracowników – Niekoniecznie musisz zgłaszać rekompensatę pracowniczą za każdy okres, ale niektórzy dostawcy będą tego wymagać. Zwykle jest to dość prosty proces: utwórz raport przedstawiający każdego pracownika oraz jego wynagrodzenie brutto i za nadgodziny za dany okres, a następnie prześlij go wraz z kodami klas pracowniczych ich pracowników.
• 401 tys. składek – Tak samo jak powyżej – utwórz raport, który pokazuje potrącenia 401k wraz ze składką pracodawcy i prześlij go na stronę dostawcy 401k.
• Czas urlopu/choroby – Jeśli korzystasz z aplikacji do śledzenia czasu, która nie jest zintegrowana z Twoim systemem księgowym, warto zaimportować do aplikacji aktualny czas urlopu/choroby, aby uniknąć nieporozumień.

Istnieją również pozycje, które będą musiały zostać złożone (i prawdopodobnie opłacone) co kwartał lub rok:

• Formularz IRS 941 – Jest to kwartalna akumulacja płatności EFTPS za każdy okres rozliczeniowy.
• Sprawozdania stanowe – Niestety, nie ma standardu dotyczącego tego, co każdy stan wymaga raportowania i płacenia kwartalnie (lub nawet co miesiąc w niektórych przypadkach). Większość stanów będzie wymagać, aby bezrobocie i potrącenia były zgłaszane i wypłacane kwartalnie. Niektórzy monopolizują wynagrodzenia pracownicze i nie pozwalają firmie korzystać z pomocy osób trzecich. Niektóre gminy lokalne wymagają większej liczby raportów wykraczających poza wymagania stanowe. Jeśli nie masz pewności, co powinieneś zgłosić i zapłacić, zadzwoń do władz lokalnych i stanowych, aby przeprowadziły Cię przez cały proces.
• Ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej – Jest to prawdopodobnie wypłacane w ratach przez cały rok w oparciu o oszacowanie, jaka będzie lista płac. Następnie firma ubezpieczeniowa przeprowadza audyt liczb na koniec roku i dokonuje wszelkich niezbędnych korekt należności.
• W2 i 1099 – Na koniec roku należy je wydrukować i przesłać zarówno do IRS, jak i do pracownika lub zleceniobiorcy.

Dobre oprogramowanie płacowe i firmy płacowe będą w stanie wykonać wszystkie te raporty. Śledzą dla Ciebie zmiany w formularzach i typach plików oraz eksportują informacje we właściwym formacie.

Zapisz wersję wszystkiego, co jest zgłaszane stronom trzecim. Małe firmy, które miały łatwy dostęp do swoich formularzy IRS 941 i wiedziały, jak drukować raporty z oprogramowania do listy płac/księgowości, miały ogromną przewagę w uzyskiwaniu pożyczek w ramach PPP.

Wnioski o pożyczkę PPP (Paycheck Protection Program) wymagały historycznych informacji o płacach. Unikaj bycia właścicielem firmy, który wyrywa włosy z głowy, przekopując się przez stare e-maile, próbując znaleźć informacje.

Jaką część procesu płacowego należy wykonać?

Proces płacowy jest intensywny i wiąże się z dużą ilością pracy. Jest obarczona możliwością popełnienia błędu przy wprowadzaniu danych, który może prowadzić do błędnych płatności, które powodują złą wolę pracowników.

Wybór firmy płacowej lub usługi płacowej online znacznie przyczyniłby się do ograniczenia tych błędów. Jeśli jest to zbyt kosztowne, właściciele firm powinni przynajmniej polegać na inteligentnym i zaufanym pracowniku, który ukończy ten proces.