Przewodnik dla małych firm dotyczący ręcznej listy płac

W świecie, w którym nawet parzenie porannej kawy można zautomatyzować, można się zastanawiać, czy istnieje powód, aby ręcznie sporządzać listę płac. W przypadku firm zatrudniających więcej niż kilku pracowników ręczna lista płac staje się czasochłonnym i frustrującym przedsięwzięciem.

Jednak w przypadku niektórych małych firm z niewielką liczbą pracowników ręczna lista płac ma sens.

Przegląd: Co to jest ręczna lista płac?

Kiedy obliczasz listę płac i obcinasz czeki bez pomocy oprogramowania płacowego, robisz ręczną listę płac.

Małe firmy zatrudniające zaledwie garstkę pracowników są najlepszymi kandydatami do prowadzenia własnej listy płac. Firmy zatrudniające więcej niż pięciu pracowników na ogół zwracają się do oprogramowania płacowego, aby zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę błędów.

Chociaż ręczna lista płac może zaoszczędzić pieniądze, prawdopodobnie nie pozwoli zaoszczędzić czasu. Zanim uruchomisz listę płac bez pomocy oprogramowania, musisz dowiedzieć się, jak działa lista płac i jakie podatki od wynagrodzeń dotyczą Twojej firmy.

Ręczne obliczenia są bardziej podatne na błędy. Jeśli popełnisz błąd przy potrąceniu podatku u źródła, możesz spotkać się z wysokimi karami rządowymi.

Twoja firma może być kandydatem do ręcznej listy płac, jeśli:

• Masz pięciu lub mniej pracowników
• Nie planujesz wziąć ulgi podatkowej od wynagrodzeń
• Robiłeś już biznesową listę płac

Co najważniejsze, jeśli planujesz ręcznie sporządzać listę płac, miej pod telefonem specjalistę ds. płac. Jeśli masz pytanie w ostatniej chwili, możesz uniknąć spóźnienia się na listę płac, mając kogoś, kogo możesz o to zapytać.

Korzyści z ręcznego prowadzenia listy płac

Ręczne prowadzenie listy płac ma pewne zalety, szczególnie w przypadku małych firm zatrudniających tylko kilku pracowników.

1. Brak wydatków na oprogramowanie płacowe

Oprogramowanie płacowe może kosztować Twoją firmę od 10 do setek dolarów miesięcznie, w zależności od oprogramowania, liczby pracowników i wybranych funkcji.

Możesz uruchomić wysoki rachunek za pomocą oprogramowania do listy płac. Czasami po prostu nie ma miejsca w budżecie biznesowym na kolejny wydatek.

Istnieją bezpłatne opcje oprogramowania płacowego, takie jak Payroll4Free, ale jego funkcje obliczania wypłat można znaleźć gdzie indziej.

2. Zrozumiesz płace na wylot

Udoskonalisz swoje umiejętności przetwarzania listy płac, wykonując ręcznie listę płac.

Twoje dogłębne zrozumienie, jak robić listę płac, będzie ci nadal służyć, nawet jeśli nie będziesz ręcznie wypisywać czeków. Właściciele firm korzystający z oprogramowania płacowego powinni regularnie sprawdzać raporty o zarobkach swoich pracowników, aby wykryć błędy.

3. To ręczna lista płac, a nie samodzielna lista płac

Obliczanie podatków od wynagrodzeń zniechęca większość właścicieli firm do samodzielnego sporządzania listy płac.

Jeśli zdecydujesz się na ręczne sporządzanie listy płac, nadal możesz uzyskać dostęp do zaufanych źródeł online, aby pomóc w trudnych obliczeniach podatku od wynagrodzeń.

Jak ręcznie obliczyć listę płac dla małej firmy

Załóż swój zielony wizjer księgowy.

Krok 1: Przygotuj swoją firmę do przetwarzania listy płac

Zanim ręcznie obliczysz listę płac, zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym zarządzania listą płac, aby przygotować swoją firmę do przetwarzania listy płac.

Przy ustalaniu listy płac:

• Uzyskaj numer identyfikacyjny pracodawcy i stanowy numer identyfikacji podatkowej
• Otwórz rachunek bankowy listy płac, aby uprościć uzgadnianie listy płac
• Wybierz harmonogram płac: tygodniowy, dwutygodniowy lub półmiesięczny
• Zbierz wymagane formularze, takie jak IRS W-4, IRS I-9 i stanowe potrącenie podatku od pracowników

Zanim wykonasz listę płac po raz pierwszy, zdecyduj, gdzie zapisać obliczenia listy płac.

Albo prowadź fizyczny dziennik płac, albo skonfiguruj arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel, do którego możesz wrócić, aby sprawdzić swoją pracę. Firma Microsoft oferuje bezpłatny szablon Excela do listy płac.

Krok 2: Oblicz wynagrodzenie brutto

Wynagrodzenie brutto to wynagrodzenie Twoich pracowników przed potrąceniami z listy płac, w tym podatki od wynagrodzeń opłacane przez pracowników oraz składki na plany emerytalne i zdrowotne.

Wynagrodzenie brutto obejmuje również podlegające opodatkowaniu świadczenia dodatkowe, takie jak osobiste korzystanie z pojazdu służbowego lub opłacane przez pracodawcę członkostwo w siłowni. Jeśli prowadzisz listę płac w restauracji, napiwki są wliczone w wynagrodzenie brutto.

Pracownicy godzinowi mają generalnie prawo do półtora wymiaru czasu pracy w godzinach nadliczbowych. Sprawdź na stronie internetowej stanowego departamentu pracy, co stanowi nadgodziny w Twojej jurysdykcji.

Obliczmy zarobki brutto Gertrude Grill, szefowej kuchni w Twojej eleganckiej kalifornijskiej restauracji. Jest pełnoetatową, nie zwolnioną pracownicą z roczną pensją w wysokości 66 000 USD, wypłacaną dwa razy w miesiącu.

Ponieważ Gertrude jest pracownikiem najemnym, obliczenie jej wynagrodzenia brutto jest stosunkowo proste. Gertrude otrzymuje wynagrodzenie co pół miesiąca i nie oferuje żadnych dodatkowych świadczeń.

Obliczenie wynagrodzenia półmiesięcznego rozpoczyna się od podzielenia rocznego wynagrodzenia pracownika przez 24 okresy rozliczeniowe:

66 000 USD ÷ 24 = 2750 USD

Wynagrodzenie brutto Gertrudy wynosi 2750 USD za okres rozliczeniowy.

Krok 3: Odejmij odliczenia przed opodatkowaniem

Odliczenia przed opodatkowaniem, takie jak składki pracownicze na 401 (k) lub plan ubezpieczenia zdrowotnego, zmniejszają potrącenia podatku federalnego i stanowego.

Odejmij te składki przed obliczeniem potrąceń podatku federalnego i stanowego. Inne podatki od wynagrodzeń są na ogół stosowane do wynagrodzeń brutto.

Krok 4: Oblicz podatki od wynagrodzeń pracowników

Nadchodzi trudna część. Kroki 4 i 5 są najbardziej krytyczne dla prawidłowej listy płac. Jeśli czytasz to, wykonując ręcznie listę płac, weź filiżankę kawy.

Możesz wybrać jedną z dwóch ścieżek: ręcznie obliczyć każdy podatek lub skorzystać z internetowego kalkulatora wypłat, który wypluwa obliczenia podatku od wynagrodzeń. Wybierz jedną metodę i trzymaj się jej przy wszystkich obliczeniach podatkowych.

Potrącenie podatku federalnego i stanowego

Prawdopodobnie kazałeś swoim pracownikom wypełnić mnóstwo dokumentów podczas procesu onboardingu. Wśród nich był formularz IRS W-4 i stanowy formularz podatku u źródła. Stany takie jak Pensylwania nie mają takiej formy, ponieważ mają stałą stawkę podatku dochodowego.

Te federalne i stanowe dokumenty potrącenia podatku informują, ile należy potrącić z wypłaty każdego pracownika. Od 2020 r. IRS wprowadził federalne potrącenia u źródła. Pracownicy zatrudnieni przed 2020 r. nie muszą wypełniać nowego formularza W-4, chyba że chcą zmienić swoje potrącanie podatku.

Gertrude, która rozpoczęła pracę w 2020 r., przedłożyła nowy formularz W-4 i zaświadczenie o potrąceniu zasiłku dla pracownika z Kalifornii.

W formularzu W-4 podaje, że jest singielką, nie ma osób na utrzymaniu i planuje skorzystać ze standardowego odliczenia, kiedy będzie składać zeznania podatkowe. Jej potrącenia przed opodatkowaniem wynoszą 125 USD, więc jej skorygowana kwota wynagrodzenia wynosi:

2750 USD – 125 USD = 2625 USD

Będziesz zagłębiać się w tabele podatkowe metodą ręczną, która zaokrągla kwoty w dolarach do najbliższego pełnego dolara. Kalkulatory wypłat wykonują więcej matematyki za kulisami, niż mogłoby się wydawać, więc zobaczysz nieco inne wyniki w zależności od wybranej metody.

Jeśli wybierzesz drogę ręczną, skorzystaj z Publikacji IRS 15-T, aby znaleźć prawidłową kwotę potrącenia zgodnie z informacjami zawartymi w formularzu W-4 Gertrude.

Zgodnie z tabelą podatkową IRS federalne potrącenie Gertrudy wynosi 291 USD. Podobną procedurę potrącania podatku stanowego u źródła wykonasz przy użyciu tabel potrąceń podatku u źródła w Kalifornii.

Ale spójrzmy na internetowy kalkulator wypłat.

Zwróciłem się do bezpłatnego kalkulatora wypłat OnPay w Kalifornii, który dał mi podobny – ale nie taki sam – wynik dla potrąceń podatku federalnego Gertrude w porównaniu z tabelą podatkową.

Inne podatki od wynagrodzeń pracowników

Jesteś odpowiedzialny za potrącanie innych podatków od wynagrodzeń, w tym:

• Podatki Medicare i Social Security, zwane łącznie podatkami Federal Insurance Contributions Act (FICA).
• Podatki lokalne, takie jak państwowe ubezpieczenie rentowe (SDI)

Skontaktuj się z doradcą podatkowym, aby dowiedzieć się, jakie inne podatki od wynagrodzeń pracowników dotyczą Twojej firmy.

Krok 5: Odejmij odliczenia po opodatkowaniu i oblicz wynagrodzenie netto

Niektórzy pracownicy mają odliczenia po opodatkowaniu, które są kosztami, które pochodzą z wynagrodzenia pracownika po obliczeniu federalnego i stanowego podatku dochodowego.

Najczęstszymi odliczeniami po opodatkowaniu są składki Roth 401(k), składki na ubezpieczenie na życie i zajęcie wynagrodzenia.

Oblicz wynagrodzenie netto

Wynagrodzenie netto to kwota wypłaty pracownika. Użyj następującego wzoru, aby obliczyć wynagrodzenie netto:

Wypłata = wynagrodzenie brutto – potrącenia przed opodatkowaniem – podatki i potrącenia – potrącenia po opodatkowaniu

Wypłata Gertrude wynosi 1984,88 $, według kalkulatora płac OnPay.

Krok 6: Oblicz podatki od wynagrodzeń pracodawcy

Twoja praca jeszcze się nie skończyła. Pracodawcy muszą też płacić podatki od wynagrodzeń. Wszyscy pracodawcy płacą połowę FICA, federalnego podatku od bezrobocia (FUTA) i stanowego podatku od bezrobocia SUTA. W zależności od tego, gdzie działa Twoja firma, możesz podlegać wyższym podatkom.

Stawka FUTA dla wszystkich firm w USA wynosi 7% kwalifikującego się wynagrodzenia do 7000 USD. Sprawdź nasz przewodnik po obliczaniu wynagrodzeń FUTA. Kiedy składasz i płacisz podatki SUTA na czas, otrzymujesz ulgę podatkową FUTA, która obniża stawkę FUTA do 0,6%.

W większości stanów stawka SUTA Twojej firmy zależy od branży i historii byłych pracowników ubiegających się o zasiłek dla bezrobotnych.

Krok 7: Przygotuj wpisy do dziennika płac

Masz wszystkie informacje potrzebne do wprowadzenia wydatków na wynagrodzenia do księgi głównej lub dziennika transakcji biznesowych.

Jeśli minęło trochę czasu, odkąd prowadziłeś księgowość 101, rozważ skontaktowanie się z zaufanym specjalistą ds.

O ile Twoja firma nie przejdzie z rachunkowości kasowej na memoriałową lub nie zacznie oferować pracownikom nowych świadczeń, zapisy w dzienniku płac powinny wyglądać podobnie w każdym okresie rozliczeniowym. Postępuj zgodnie z naszym przewodnikiem dotyczącym wpisów do dziennika płac.

Krok 8: Sprawdź swoją pracę

Twoje czoło się poci, ale najtrudniejsza część jest już wykonana. Kiedy ręcznie sporządzasz listę płac, jesteś bardziej narażony na błędy niż osoba korzystająca z oprogramowania do obsługi listy płac. Przyjrzyj się jeszcze raz analityce listy płac, aby upewnić się, że obliczenia są prawidłowe, a dane wejściowe są bezbłędne.

Jeśli używasz arkusza kalkulacyjnego programu Excel, przejdź do każdej formuły i upewnij się, że wszystko jest poprawne. Przelicz liczby, jeśli wyglądają źle.

Powinieneś także dokonać rozliczenia listy płac, które porównuje arkusz kalkulacyjny Excel z księgą główną. Gdy wystąpią błędy, przelicz listę płac, aż znajdziesz błąd. Następnie powinieneś porównać te dane z wyciągami bankowymi z listy płac i zbadać wszelkie rozbieżności.

Krok 9: Wytnij czeki i odcinki wypłat

Gdy masz pewność co do obliczeń listy płac, nadszedł czas, aby napisać wypłaty dla pracowników.

Dołącz odcinek wypłaty do czeku pracowniczego. Odpowiedni odcinek wypłaty wyjaśnia, w jaki sposób obliczyłeś wynagrodzenie netto pracownika i zawiera inne ważne informacje. Szablon programu Microsoft Excel automatycznie tworzy odcinki wypłat, które obejmują naliczone urlopy i chorobowe.

Krok 10: Dokonaj płatności i przechowuj dokumenty

Podczas procesu płacowego odkładasz pieniądze na podatki od wynagrodzeń i składki na konta emerytalne i zdrowotne. Upewnij się, że pieniądze trafiają tam, gdzie powinny.

Najlepszą praktyką jest wysyłanie płatności podatkowych po każdym okresie rozliczeniowym, chociaż niektóre podatki od wynagrodzeń wymagają płatności tylko kwartalnie. Jeśli Twoi pracownicy wnoszą wkład w 401(k), prześlij te płatności tak szybko, jak to możliwe.

Jesteś również zobowiązany do przechowywania dokumentów płacowych przez różne okresy czasu, w zależności od tego, czym one są. Dla bezpieczeństwa przechowuj wszystko, co dotyczy listy płac, przez siedem lat.

Ponadto na początku każdego roku musisz przesłać dokumenty, takie jak formularz W-2, federalnym i lokalnym organom podatkowym oraz swoim pracownikom. Skonsultuj się z doradcą podatkowym, aby nie przegapić zgłoszenia.

Pocę się tylko dlatego, że na zewnątrz jest gorąco

Możesz złamać pot, wykonując ręcznie listę płac.

Ale jeśli Twoja lista płac w firmie jest prosta, a budżet stanowi problem, możesz być dobrym kandydatem do ręcznej listy płac.