Przewodnik dla małych firm dotyczący zarządzania listą płac

Jako właściciel małej firmy prawdopodobnie jesteś osobą odpowiedzialną za listy płac. Możesz poczuć się jak pracownik działu płac, ręcznie wprowadzając godziny pracy każdego pracownika co dwa tygodnie.

Zróbmy ci awans na kierownika płac.

Przegląd: Czym jest zarządzanie listą płac?

Zarządzanie listą płac to ogólny termin obejmujący prowadzenie listy płac, odprowadzanie podatków od wynagrodzeń i przechowywanie wymaganych dokumentów. Zadania te są uciążliwe dla właścicieli firm, którzy wolą spędzać czas na ulepszaniu swoich produktów i planowaniu przyszłości.

Skróć czas poświęcany na obliczanie podatków od wynagrodzeń, wdrażając solidny system zarządzania listą płac: oprogramowanie to urzędnik płacowy, a Ty jesteś kierownikiem.

9 faz procesu zarządzania listą płac

Oprogramowanie płacowe oszczędza właścicielom firm niezliczone godziny gimnastyki biurowej. Chociaż oprogramowanie zmniejsza większość obciążeń, właściciele firm nadal muszą wiedzieć, jak działa lista płac, aby poprawnie skonfigurować oprogramowanie i wykrywać błędy.

1. Zbierz i zaktualizuj informacje o płacach

Zanim zaczniesz przetwarzać listę płac, zapewnij swojemu oprogramowaniu płacowemu wszystko, czego potrzebuje, aby dokładnie wycinać wypłaty i dokonywać odpowiednich płatności podatkowych i składek.

Podczas procesu onboardingu odbierz od każdego pracownika następujące dokumenty:

• Formularz W-4, który zawiera listę potrąceń federalnych
• Stanowe formularze potrącenia podatku dochodowego
• Formularz I-9, który weryfikuje uprawnienia do zatrudnienia

Ponieważ nie dokonujesz płatności podatku od wynagrodzeń dla niezależnych wykonawców, nie przesyłają oni formularza W-4 ani stanowych formularzy potrącania podatku dochodowego. Zamiast tego wypełniają formularz W-9, dla którego należy wygenerować formularze podatkowe na koniec roku.

Następnie skonfiguruj swoją firmę do listy płac:

• Posiadać numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN)
• Uzyskaj stanowy numer identyfikacji podatkowej dla każdego stanu, w którym mieszkają Twoi pracownicy
• Zdecyduj o harmonogramie listy płac, czy to tygodniowym, dwutygodniowym czy półmiesięcznym
• Zaimplementuj system śledzenia czasu, aby śledzić pracowników godzinowych
• Otwórz oddzielne konto bankowe do listy płac, aby przyspieszyć uzgadnianie listy płac
• Zbieraj informacje bankowe dotyczące bezpośrednich wpłat od swoich pracowników
• Uzgodnij stawkę godzinową lub wynagrodzenie każdego pracownika

Oprócz śledzenia czasu wszystkie te informacje trafiają bezpośrednio do oprogramowania płacowego.

2. Oblicz wynagrodzenie brutto

Teraz, gdy mamy już za sobą wstępną konfigurację zarządzania listą płac, możemy przystąpić do obliczania wypłat.

Zbieraj karty czasu pracy lub karty czasu pracy od swoich godzinowych, niezwolnionych pracowników. Zwróć uwagę na nadgodziny w okresie rozliczeniowym, ponieważ możesz być winien półtora raza.

Jeśli prowadzisz listę płac w restauracji, pracownicy otrzymujący napiwki muszą zgłaszać swoje kolekcje. Pracodawcy, którzy ubiegają się o ulgę podatkową na napiwki na podstawie federalnej ustawy o składkach ubezpieczeniowych lub FICA, potrzebują codziennych raportów napiwków, a inni pracodawcy potrzebują ich co miesiąc.

Zaimplementuj oprogramowanie zegara czasu, które integruje się z oprogramowaniem płacowym, aby uniknąć konieczności ręcznego wprowadzania godzin każdego pracownika.

Teraz możesz obliczyć wynagrodzenie brutto lub zarobki przed potrąceniami, które obejmują podatki i składki na ubezpieczenie zdrowotne i plany emerytalne.

Załóżmy, że jesteś właścicielem małego sklepu z narzędziami, w którym pracownica Christina przepracowała w zeszłym tygodniu 45 godzin. Płaci 15 dolarów za godzinę i otrzymuje cotygodniową wypłatę.

Ponieważ przepracowała ponad 40 godzin, przysługuje jej 5 godzin nadliczbowych.

Jej regularne wynagrodzenie obejmuje pierwsze 40 godzin pracy:

15 USD x 40 godzin = 600 USD

Dodajmy jej wynagrodzenie za nadgodziny, które podlega półtora raza (15 USD x 1,5 = 22,50 USD).

22,50 $ x 5 = 112,50 $

Wynagrodzenie brutto Christiny wynosi 712,50 USD.

3. Odejmij potrącenia z listy płac i oblicz wynagrodzenie netto

Potrącenia z listy płac składają się z trzech części: przed opodatkowaniem, potrąceń podatkowych i po opodatkowaniu.

Odejmij następujące potrącenia z listy płac, aby uzyskać wynagrodzenie netto, czyli kwotę, którą twoi pracownicy widzą na swoich wypłatach.

Odliczenia przed opodatkowaniem

Odliczenia przed opodatkowaniem, takie jak składki na ubezpieczenie zdrowotne i niektóre plany emerytalne, zmniejszają wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu.

Odliczenia przed opodatkowaniem zmniejszają federalne zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego, ale niekoniecznie obniżają wszystkie podatki od wynagrodzeń. Podatki Medicare i Social Security, znane jako FICA, są obliczane na podstawie wynagrodzenia brutto.

Zaliczki na podatek

Jako pracodawca potrącasz część wynagrodzenia pracownika z tytułu regularnych płatności podatków. Odejmij od wynagrodzenia brutto:

• Potrącenie federalnego podatku dochodowego
• Stanowe i lokalne podatki dochodowe u źródła
• Połowa podatków Medicare i Social Security (FICA)
• Stanowy podatek od bezrobocia (SUTA), w zależności od stanu
• Dodatkowe podatki Medicare dla osób o wysokich dochodach

Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym obliczania podatków od wynagrodzeń w małych firmach.

Odliczenia po opodatkowaniu

Teraz odejmij potrącenia po opodatkowaniu od wynagrodzenia pracownika. Zajęcie wynagrodzenia, składki na ubezpieczenie na życie i składki Roth 401(k) są potrąceniami po opodatkowaniu.

4. Oblicz podatki od wynagrodzeń pracodawcy

Nie odchodź jeszcze od tabeli podatkowej. Pracodawcy płacą podatki na podstawie wynagrodzeń pracowników. Oni są:

Skorzystaj z naszego przewodnika dla małych firm po podatkach opłacanych przez pracodawcę, aby nie przegapić wymaganego podatku od wynagrodzeń.

5. Sprawdź swoją pracę z rozliczeniem płac

Zanim czeki z wypłatą wyjdą za drzwi, dokonaj uzgodnienia listy płac.

Uzgodnienie zwiększa komfort, że oprogramowanie płacowe działa poprawnie.

Chociaż wydaje się to niepotrzebnym krokiem, gdy oprogramowanie płacowe automatyzuje proces, pamiętaj, że błędy zawsze mogą się zdarzyć, a właściciele firm ponoszą ostateczną odpowiedzialność za błędy.

6. Przygotuj wpisy do dziennika płac

Oprogramowanie płacowe często można zintegrować z oprogramowaniem księgowym, aby automatycznie przygotowywać wpisy do dziennika płac. Zapisy w dzienniku są językiem rachunkowości. Odśwież z Księgowość 101.

Wpis do dziennika płac obejmuje wszystkie koszty przetwarzania listy płac, w tym wynagrodzenia, podatki od wynagrodzeń płacone przez pracowników i pracodawców oraz potrącenia z listy płac.

Firmy stosujące rachunkowość memoriałową mają bardziej zaangażowane wpisy w dzienniku płac. Zapisy w dzienniku płac obejmują wiele kosztów niegotówkowych związanych z pracownikami, w tym naliczone urlopy i chorobowe.

7. Wytnij czeki

Dwukrotnie sprawdziłeś wypłaty swoich pracowników. Teraz nadszedł czas, aby je wysłać.

Niezależnie od tego, czy płacisz pracownikom za pośrednictwem przelewu bezpośredniego, czy czeków papierowych, dołącz odcinki wypłat, aby pokazać, w jaki sposób uzyskałeś kwotę wypłaty. Pracownicy mogą wyłapywać błędy i lepiej rozumieć, gdzie idą ich pieniądze.

Wiele stanów wymaga od pracodawców udostępniania odcinków wypłat, ale nie czekaj, aż zostaniesz poproszony o odcinek wypłaty. Generowanie odcinków wypłat z każdą wypłatą jest korzystne zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich pracowników, a przyczynę tego dowiemy się w fazie 9.

8. Dokonuj opłat podatkowych, zdrowotnych i emerytalnych

W kroku 3 potrąciłeś podatki i składki z wynagrodzenia pracownika, aw kroku 4 obliczyłeś podatki od wynagrodzeń pracodawcy. Teraz nadszedł czas, aby wysłać te płatności i składki tam, gdzie powinny.

Twoje oprogramowanie płacowe zazwyczaj pobiera wystarczającą ilość środków z konta bankowego w każdym cyklu płacowym, aby dokonać tych płatności na czas.

Co najmniej raz na kwartał sprawdzaj, czy płatności podatków i innych składek rzeczywiście docierają do urzędu skarbowego, stanowego urzędu podatkowego i innych stron trzecich, zwłaszcza w imieniu pracowników mieszkających w stanie, w którym Twoja firma nie płaciła wcześniej podatków.

Pracodawcy potrzebują stanowego identyfikatora podatkowego dla każdego stanu, w którym odprowadzają podatki. Aby otrzymać stanowy identyfikator podatkowy, musisz zarejestrować się na stronie internetowej dotyczącej podatków stanowych. Może być konieczne ręczne dokonanie pierwszej płatności podatku stanowego, zanim oprogramowanie do listy płac będzie mogło zrobić to automatycznie.

Informacje na temat terminów płatności podatku od wynagrodzeń można znaleźć na stronie internetowej IRS.

9. Generuj, wysyłaj i przechowuj dokumenty płacowe

Na początku każdego roku musisz wysłać zarówno swoim pracownikom, jak i IRS formularze dotyczące zarobków z poprzedniego roku, takie jak formularz W-2, formularz 1099-MISC lub 1099-NEC oraz formularz W-3.

Wiem, że wygląda to jak zlepek liter, cyfr i symboli. Ta lista nie jest wyczerpująca, więc skonsultuj się z doradcą podatkowym zaznajomionym z wymaganiami dotyczącymi składania zeznań podatkowych w Twoim stanie i odliczeniami od wynagrodzeń Twojej firmy. Twoje oprogramowanie podatkowe może zająć się tym za Ciebie.

Po utworzeniu i wysłaniu szeregu dokumentów podatkowych należy zachować kopię.

Ustawa o uczciwych standardach pracy (FLSA) wymaga przechowywania dokumentacji płacowej pracowników przez co najmniej trzy lata. Listę 14 wymaganych list płac można znaleźć w arkuszu informacyjnym FLSA.

Zasady prowadzenia dokumentacji przez IRS, które można znaleźć na stronie internetowej IRS, są podobne, ale wymagają przechowywania dokumentacji przez co najmniej cztery lata.

Dla bezpieczeństwa przechowuj wszystkie dokumenty płacowe przez co najmniej siedem lat.

Korzyść z zarządzania listą płac dla Twojej małej firmy

Po wdrożeniu systemu zarządzania listą płac nie ma żadnych wad.

1. Zmniejsza liczbę błędów

Niektóre błędy, takie jak brak rozliczenia podatkowego, mogą kosztować Twoją firmę setki dolarów kar. Posiadanie wydajnego systemu płac ogranicza prawdopodobieństwo błędów, które wpływają na wyniki finansowe Twojej firmy.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, zainwestuj w aplikację do obsługi płac, która odpowiada potrzebom Twojej firmy. Możesz łatwo zarządzać listą płac, gdy większość pracy jest wykonywana za Ciebie.

2. Zapytania stają się mniej uciążliwe

Czy kiedykolwiek otrzymałeś list z IRS z prośbą o informacje na temat listy płac? A co powiesz na jednego z pracowników, który uważa, że ​​zaszła pomyłka?

Dobrze zarządzany system płacowy starannie przechowuje wszystkie dokumenty płacowe, zapewniając łatwy dostęp w takich sytuacjach. Wszyscy specjaliści podatkowi, których sprowadzisz do pomocy w odpowiedzi na zapytanie IRS, podziękują Ci za posiadanie zorganizowanego systemu płac.

3. Masz więcej czasu na wszystko inne

Jesteś właścicielem firmy, więc prawdopodobnie czujesz się, jakbyś wykonywał prace pięciu osób. Nie musisz też być kasjerem.

Jeśli możesz polegać na usprawnionym systemie zarządzania płacami, będziesz mieć więcej czasu na skupienie się na innych obszarach swojej firmy, które wymagają Twojej uwagi.

Najlepsze narzędzia do zarządzania listą płac dla Twojej małej firmy

Pierwszą rzeczą, od której należy zacząć wdrażanie systemu zarządzania listą płac, jest wybór najlepszego oprogramowania, które będzie pasować do potrzeb Twojej firmy. Oto kilka, które się wyróżniają.

1. Internetowa lista płac Intuit Quickbooks

Quickbooks Online Payroll bezproblemowo integruje się z oprogramowaniem księgowym Quickbooks Online. Jeśli korzystasz już z ekosystemu Intuit Quickbooks, to oprogramowanie do zarządzania listą płac online jest doskonałym wyborem.

Program przeprowadzi Cię przez najbardziej pracochłonną część wdrożenia systemu zarządzania listą płac, czyli wprowadzanie wszystkich faktów i liczb dotyczących Twojej firmy. Quickbooks Online Payroll tworzy listę rzeczy do zrobienia, która przeprowadzi Cię przez proces wdrażania.

2. Zapłać

Dla właścicieli firm, którzy chcą uzyskać więcej ze swojego oprogramowania do obsługi płac, dostosowanie jest kluczowe.

OnPay integruje się z wieloma aplikacjami innych firm, aby uprościć proces płacowy. Możesz zsynchronizować oprogramowanie do rozliczania czasu pracy z OnPay, dzięki czemu nie musisz ręcznie wprowadzać godzin pracy każdego pracownika. Ta automatyzacja zmniejsza liczbę błędów ludzkich i przyspiesza czas potrzebny na wykonanie listy płac.

OnPay oferuje rozwiązania HR, dzięki czemu jest idealnym rozwiązaniem dla małych firm poszukujących domowego oprogramowania do wszystkich podstawowych funkcji Twojej firmy.

3. Payroll4Free

Darmowe oprogramowanie płacowe, które faktycznie działa? Tak, istnieje. Payroll4Free nic nie kosztuje dla pracodawców zatrudniających do 25 pracowników, a po dodaniu większej liczby pozostaje skromnie wyceniony na 12,50 USD.

Stracisz możliwość integracji z oprogramowaniem innych firm i będziesz musiał cierpieć z powodu powolnego procesu instalacji. A interfejs nie wygląda tak elegancko, jak można by się dziś spodziewać. Ale jeśli budżet nie obejmuje oprogramowania do obsługi płac, Payroll4Free jest dostępne.

Nie jesteś sam w zarządzaniu listą płac

Prowadzenie listy płac może być onieśmielające dla właściciela firmy, który nigdy wcześniej tego nie robił. Ale kiedy już wdrożysz system płac, twoje nastawienie się zmieni.

Zainwestuj czas teraz, aby poprawnie skonfigurować system płac, a zostaniesz nagrodzony mniejszą liczbą błędów i większą ilością czasu, który możesz poświęcić innym obszarom swojej firmy.