Przewodnik dla małych firm po analizie płac

W większości przypadków, kiedy słyszysz o analityce, oglądasz sport, a analityk, który nigdy nie grał w grę, krytykuje twoją drużynę. Przywołuje kilka fantazyjnie brzmiących akronimów, aby pokazać, że dokładność i wydajność spadły, a złe decyzje wzrosły.

Od tego momentu prawdopodobnie nie będziesz kojarzyć analiz z dobrymi rzeczami w swoim umyśle.

Ja też tego doświadczyłem — Aaron Rodgers wciąż jest czołowym rozgrywającym i oczywiście potrzebuje lepszych odbiorników szerokokątnych — ale myślę, że analityka może być bardzo przydatna w środowisku biznesowym.

Analityka listy płac poprawi sposób, w jaki wykonujesz listę płac, pomoże Ci wykryć, czy ktoś zgłasza zbyt wiele godzin, i pomoże upewnić się, że Twoi pracownicy nie zostawią Cię w zawieszeniu, przeskakując do konkurencji. Może nawet powiadomić Cię, jeśli jeden z Twoich działów jest przeciążony.

W tym artykule omówimy kilka przykładów analiz płac i metryk używanych do analizy płac. Omówimy również, jak wykorzystywać analitykę biznesową do zwiększania wynagrodzeń motywacyjnych.

Śledź błędy i oszustwa

Od czasu do czasu pracownik poinformuje Cię, że jego wypłata powinna być wyższa, ponieważ zapomniał wpisać godziny na swojej karcie czasu pracy. Rzadziej poinformują Cię, że otrzymali nadpłatę za tydzień. Te błędy w płacach nie są wielką sprawą, jeśli naprawdę zdarzają się tylko raz na jakiś czas.

Jednak nadal pomocne jest wygenerowanie raportu, aby zobaczyć, jak często wykonujesz więcej niż jedną listę płac w każdym okresie i spróbować określić przyczynę. Jeśli ciągle musisz powtarzać cały proces listy płac, aby dodać zmiany dla tej samej osoby, może ona potrzebować więcej szkoleń na temat działania śledzenia czasu w oprogramowaniu do listy płac.

Ponadto czas i pieniądze spędzone na drugim lub trzecim ręcznym przebiegu listy płac sumują się w czasie.

Szybkie i łatwe sprawdzenie pod kątem oszustw polega na utworzeniu raportu analitycznego listy płac, który pokazuje tygodniowe trendy wynagrodzeń pracowników w czasie. Wszelkie duże skoki, które nie są związane z podwyżkami, mogą wynikać z tego, że pracownik zgłasza więcej godzin niż faktycznie przepracował.

Pracownik może próbować to ukryć, twierdząc, że zapomniał dodać zmianę, abyś nie zauważył tego podczas uzgadniania listy płac.

Porównaj przychody i koszty wynagrodzeń

Kiedy Twoja mała firma osiągnie wystarczająco duży rozmiar, w końcu będziesz musiał rozpocząć podział na działy. Scentralizowanie niektórych kosztów ogólnych, takich jak księgowość i HR, ma sens, ale koszty takie jak badania i rozwój, materiały i bezpośrednia robocizna powinny być przypisane do poszczególnych działów.

Wyobraź sobie sprzedawcę wielkopowierzchniowego — działy farmaceutyczny, elektroniczny, spożywczy i odzieżowy będą miały swoich własnych przełożonych i wszystkie powinny mieć własne zestawienia zysków i strat.

Kiedy pracujesz nad budżetem na dany rok, wykorzystaj badania rynku i własne doświadczenie, aby ustalić oczekiwany koszt pracy dla działu. Pod koniec roku, jeśli rzeczywiste koszty pracy są znacznie wyższe niż powinny, być może nadszedł czas na przeniesienie lub zwolnienie niektórych osób.

I odwrotnie, super niski koszt pracy niekoniecznie jest dobrą rzeczą, ponieważ może oznaczać, że pracownicy w tym dziale są przepracowani i gotowi do odejścia.

Budżet dla nowych pracowników

Pomyśl o tym, kiedy ostatnio zatrudniłeś kogoś nowego na duże stanowisko. Jak zdecydowałeś, ile im zapłacić? Prawdopodobnie wykorzystałeś kombinację tego, co robiła ostatnia osoba na tym stanowisku, i tego, co obecnie robił nowy pracownik.

Takie podejście ma sens — prawdopodobnie nie będziesz w stanie zatrudnić kogoś, jeśli nie zapłacisz mu więcej niż zarabia teraz — ale to tylko część równania.

Z biegiem czasu, jeśli stale płacisz więcej niż stawki rynkowe, aby zatrudniać nowych ludzi, będziesz mieć wyższe niż rynkowe koszty i nie będziesz w stanie konkurować.

Każdy nowy pracownik, powyżej rozsądnego progu wynagrodzenia, powinien zostać uwzględniony w budżecie. Zwłaszcza w branżach o dużym kapitale ludzkim.

Jeśli nowi pracownicy podnoszą koszty pracy znacznie powyżej budżetu, może to nie być trwałe. Rozważ skupienie się na zatrudnianiu pracowników niższego szczebla do tego działu, którzy mogą awansować na wyższe stanowiska, a nawet rozważ outsourcing niektórych działań do stron trzecich.

Wynagrodzenie wzorcowe

Drugą stroną budżetowania dla nowych pracowników jest upewnienie się, że obecni pracownicy zarabiają rozsądną stawkę rynkową. Pracownicy, którzy są stale niedostatecznie opłacani, prawdopodobnie będą szukać nowej pracy.

Podniesienie wynagrodzenia do poziomu rynkowego lub przynajmniej zbliżonego do niego jest prawdopodobnie mniej kosztowne niż próba zatrudnienia i przeszkolenia nowej osoby.

Istnieje wiele stron internetowych, które pozwalają znaleźć wynagrodzenie rynkowe w Twojej okolicy na każdym stanowisku. Możesz także skontaktować się z przyjaznym łowcą głów, aby dowiedzieć się, co widzi.

Jeśli okaże się, że kluczowy pracownik jest przepłacany i jest niezastąpiony, to nie koniec świata, bo bycie niezastąpionym jest warte dużo pieniędzy.

Jeśli jednak okaże się, że łatwo zastępowalny pracownik jest przepłacany, zastanów się nad sposobami zwiększenia jego obowiązków i pamiętaj o tych liczbach przy zatrudnianiu przyszłych pracowników.

Mierz frekwencję

Jedną z pierwszych prac dla dorosłych, jakie miałem, była praca w fabryce jako dżokej z arkuszy kalkulacyjnych (to nie jest mój oficjalny tytuł). Pracowałem nad tworzeniem arkuszy kalkulacyjnych, których zespół zarządzający nie miał wiedzy komputerowej.

Głównym projektem, który zrealizowałem, było zaprojektowanie monitora obecności. Firma właśnie sfinalizowała nową umowę związkową, która dokładnie określała procedurę dotyczącą spóźnień i nieusprawiedliwionych nieobecności.

Po jednym incydencie nastąpiło ustne ostrzeżenie; po dwóch, pisemne ostrzeżenie; trzy, spotkanie z kierownikiem; i wreszcie zwolnienie po czwartej.

Do tego momentu przełożeni po prostu próbowali zapamiętać, którzy pracownicy się spóźniali lub byli nieobecni i kiedy. Jak zapewne się domyślacie, nie była to skuteczna strategia.

Przełożeni na ogół pracowali 60 godzin tygodniowo i musieli walczyć z niekończącymi się pożarami, które wypychały ich z głowy spóźnienia. Nawet jeśli przełożeni wiedzieli, że pracownik powinien zostać zwolniony, nigdy nie było dokumentacji potwierdzającej podjęcie odpowiednich kroków w przypadku każdego incydentu.

Arkusz kalkulacyjny był prosty do wykonania i znacznie przyczynił się do tego, że pracownicy docierali do pracy na czas i zasadniczo kończył nieusprawiedliwione nieobecności. Pracownicy, którym od dawna uchodziło na sucho wchodzenie, kiedy tylko chcieli, zatrzymywali się po pierwszym słownym ostrzeżeniu.

Pozornie małe rzeczy, takie jak spóźnienia, mogą zostać zamiecione pod dywan, gdy prowadzisz firmę, ponieważ tak trudno jest śledzić wszystko naraz. Analiza listy płac pomoże Ci monitorować małe rzeczy bez konieczności ponoszenia dużego dodatkowego wysiłku.

Bonus: użyj analityki do obliczenia wynagrodzenia motywacyjnego

Dużo rozmawialiśmy o analizie danych w płacach. Porozmawiajmy teraz o tym, w jaki sposób inne analizy biznesowe mogą wpłynąć na działanie Twojej listy płac.

Wynagrodzenie motywacyjne istnieje od wieków. Oryginalny Charles Schwab wykorzystał to z wielkim skutkiem, aby uczynić Andrew Carnegie baronem rabusiów, a następnie kierować stoczniami Marynarki Wojennej Stanów Zjednoczonych podczas I wojny światowej.

Nie wszystkie stanowiska odniosłyby korzyści z dodania wynagrodzenia motywacyjnego, ale większość tak. Oto kilka zasad, których należy przestrzegać przy ustalaniu wynagrodzenia motywacyjnego:

• Nie bądź tani: Kiedyś, kiedy pracowałem w KFC, poszedłem na całość przez całą zmianę, aby ustanowić rekord czasu przejazdu. Następnie otrzymałem ładną, błyszczącą kartę podarunkową o wartości 10 USD do sklepu spożywczego. Nie jest tego warte.
• Użyj łatwego do zrozumienia wskaźnika: Uzgodnij z wyprzedzeniem ze swoimi pracownikami, jakie będą wskaźniki płac. Jeśli jest to sprzedawca, użyj prowizji od sprzedaży. Jeśli jest to przełożony, użyj produkcji na zmianę. Jeśli jest to szef działu, użyj rentowności. Jeśli to ty i inni właściciele, użyj zwrotu z kapitału dla firmy. Konieczne jest, aby wskaźnik był łatwo zrozumiały dla pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie.
• Kontrola dla pracowników o złych intencjach: Upewnij się, że metrykami nie można łatwo manipulować. Nie chcesz, aby sprzedawca obniżył ceny poniżej poziomu rentowności tylko po to, aby dokonać sprzedaży, ani przełożonych, którzy poświęcą długoterminową działalność biznesową, aby osiągnąć cele produkcyjne tandetnym produktem.

Co to jest wojna płacowa?

Wygrane powyżej wymiany (WAR) to jeden z najpopularniejszych wskaźników analitycznych w sporcie. Wspomniani analitycy przechodzą przez szereg formuł statystycznych, aby określić, które statystyki najlepiej przewidują wygrane, a następnie przechodzą do indywidualnego wkładu każdego gracza.

W tym scenariuszu przeciętny gracz jest uważany za „poziom zastępczy”, więc wygrane powyżej zastępowania pokazują, jak bardzo powyżej średniej znajduje się Twój ulubiony gracz.

Teraz możesz łączyć programy do zarządzania danymi, listy płac i analizy oraz obliczać, który z Twoich pracowników ma wysoki poziom WAR na podstawie produktywności ich działu i ich historii obecności, i odpowiednio im płacić.

Pod koniec ubiegłego sezonu ostatnie zespoły, które przetrwały, należały do ​​tych, które najczęściej korzystały z analiz, w tym zwycięzca Super Bowl Kansas City Chiefs. Twoja branża prawdopodobnie nie ma Super Bowl, ale możesz użyć analityki, aby zniszczyć konkurencję w ten sam sposób.